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TU Berlin

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Eventmanagement

Veranstaltung im Lichthof
Lupe [1]

+++ AKTUELLES +++

Aufgrund interner Umstrukturierungen können wir leider keine Veranstaltungen mit Datum zwischen dem 01.01.2023 und 31.03.2023 mehr annehmen. Davon ausgenommen sind reine Raumvergaben.

Bei einer reinen Raumvergabe können der gebuchte Raum bzw. die gebuchten Räume in der jeweiligen Standardbestuhlung (Seminarräume: parlamentarisch; Tagungsräume: Block/Rechteck) genutzt werden. Ferner steht etwaig verbaute Medientechnik zur Verfügung (siehe www.tu-berlin.de/?66866 [2]). Ein eigenständiger Umbau ist nicht gestattet. Weitere Serviceleistungen des Teams Eventmanagement stehen im Zusammenhang mit reinen Raumvergaben leider nicht zur Verfügung.

Wir bitten etwaige Unannehmlichkeiten zu entschuldigen und freuen uns darauf Sie bei Veranstaltungen mit Datum ab dem 01.04.2023 wieder im gewohnten Umfang zu unterstützen.

 

 

Veranstaltungen an der TU Berlin

Folgende verbindliche Vorgaben gelten für wissenschaftliche Veranstaltungen und Events, die über das Team Eventmanagement (PR-E) angemeldet werden. Regelungen für Lehrveranstaltungen, Praxisformate, etc. entnehmen Sie bitte dem Coronaportal [3].

Die folgenden Vorgaben gelten in Verbindung mit den Hygieneregeln und Regelungen der TU Berlin. Für Sachverhalte, die im Folgenden nicht konkret geregelt sind, gelten die allgemeinen Vorgaben der Hochschule [4].

Bei der Durchführung aller Veranstaltungen sind die am Tag der Veranstaltung gültigen Regelungen der SARS-CoV-2-Basisschutzmaßnahmenverordnung [5], der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung [6] sowie die Regelungen der TU Berlin maßgebend. Sollten Gesetze oder Verordnungen höhere Auflagen für die Durchführung von Veranstaltungen vorsehen als die TU-eigenen Auflagen im Rahmen des Hausrechts, gelten diese. Bitte beachten Sie, dass es kurzfristig zu Änderungen kommen kann. Hygienekonzepte, Planungen, etc. müssen ggf. kurzfristig angepasst werden. Es liegt in der Verantwortung der Veranstalter*innen die jeweils gültigen Vorgaben einzuhalten und sich eigenständig zu informieren.

 

Zulässige Teilnehmendenzahl

Die maximale Teilnehmendenzahl bei wissenschaftlichen Veranstaltungen und Events richtet sich nach den zulässigen Kapazitäten der gebuchten Räume. Hörsäle und Seminar- wie Tagungsräume dürfen mit 100% Kapazität genutzt werden. Die Vorgaben der am Veranstaltungstag bzw. an den Veranstaltungstagen gültigen SARS-CoV-2-Basisschutzmaßnahmenverordnung des Landes Berlin gelten hiervon unbenommen, insbesondere etwaige Regelungen zur zulässigen Teilnehmendenzahl für Veranstaltungen.

Für wissenschaftlichen Veranstaltungen und Events die in Zelten durchgeführt werden, finden die Regelungen für Veranstaltungen in geschlossenen Räumen Anwendung.

 

3G, 2G und 2G+ Prinzip

Für wissenschaftliche Veranstaltungen und Events empfehlen wir dringend die Durchführung nach dem 2G+ Prinzip zum Fremd- und Eigenschutz. Grundsätzlich können wissenschaftliche Veranstaltungen und Events jedoch ohne Impf- und Testauflagen durchgeführt werden.

Im Falle des Auftretens eines oder mehrerer Coronafälle im Zusammenhang mit an der TU Berlin durchgeführten Veranstaltungen ist umgehend das Team Eventmanagement zu informieren

 

Catering

Eine Verpflegung der Teilnehmenden ist grundsätzlich zulässig. Die Ausgabe und der Verzehr von Speisen sind, sofern es die Witterungsverhältnisse zulassen, vordringlich auf den Außenflächen (Foodtrucks, Pavillons, etc.) zu organisieren. Kaltgetränke sind in Getränkeflaschen zur Individualnutzung vorzusehen. Hierbei ist verbindlich auf Nachhaltigkeit zu achten, und insbesondere Kunststoffabfälle sind auf ein Minimum zu reduzieren bzw. gänzlich zu vermeiden. Durch die Teilnehmenden selbst mitgebrachte Speisen und Getränke dürfen verzehrt werden. Sofern beim Anstehen, etc. der Mindestabstand von 1,5m nicht eingehalten wird, besteht die Pflicht zum Tragen einer Maske unabhängig der Teilnehmendenzahl. Bei der räumlichen Planung des Caterings ist darauf zu achten, dass die Ausgabestellen getrennt von den Verzehrbereichen sind, um eine Durchmischung von wartenden und essenden/trinkenden Personen zu vermeiden.

Kommt Personal zur Ausgabe von Speisen und Getränken zum Einsatz, hat dieses über eine Bescheinigung über die Belehrung von Lebensmittelpersonal gem. § 43 IfSG, ehemals „Rote Karte“ oder „Gesundheitspass“, zu verfügen. Zusätzlich unterliegt das eingesetzte Personal ebenfalls dem oben beschriebenen 2G+ Prinzip.

Getränkestationen in Veranstaltungsräumen sind zulässig.

In jedem Fall ist eine Gruppenbildung zu unterbinden und nach Möglichkeit ein Mindestabstand von 1,5m einzuhalten.

 

Hygienekonzept

Für wissenschaftliche Veranstaltungen und Events ist ein Hygienekonzept vorzulegen. Dieses ist spätestens nach Bestätigung der Räume und finalen Möblierungsplanung dem Team Eventmanagement einzureichen und muss auf die konkrete Veranstaltung und örtlichen Gegebenheiten angepasst sein. Die Mindestanforderungen an das Hygienekonzept sind:

  • Dass und wie Angemeldete über Maskentragepflicht, Verhalten bei Symptomen oder einen Coronafall während oder nach der Veranstaltung informiert werden
  • Welche Möglichkeiten des Händewaschens, ggf. Desinfizierens zur Verfügung stehen
  • Raumkonzept zur Gewährleistung eines größeren Abstands, Lüftungsregime, Nies- und Hustetikette, ggf. Wegeführungsbeschreibungen zur Verminderung von Traubenbildung, etc.

 

 

Verfügbare Räume

Grundsätzlich stehen alle zentralverwalteten Hörsäle und Seminarräume sowie Tagungsräume für Veranstaltungen zur Verfügung. Es ist zu beachten, dass es kurzfristig zu Einschränkungen kommen kann. In solchen Fällen werden Veranstaltende umgehend informiert und es wird nach Alternativen gesucht.

 

Wichtig:
Foyers und Flächen (inkl. Lichthof) im Hauptgebäude stehen für Veranstaltungen aus baurechtlichen Gründen bis auf Weiteres leider nicht zur Verfügung.

 

 

Anmeldefristen

Veranstaltungen müssen per Formular Veranstaltungsanfrage [7] angemeldet werden. Es gelten folgende Fristen:

Ausleihen von Ausstattung, Mobiliar und Techik (nur Anlieferung- und Abholung)
--> min. 3 Wochen vor Veranstaltungsbeginn

Raumvergabe
Buchung eines Raums im Ist-Zustand mit etwaig vorhandener Medientechnik, kein Umbau, zusätzlichen Bedarfe, etc.
--> min. 3 Wochen vor Veranstanltungsbeginn

Standardbestuhlungsvarianten (s.u.)
--> min. 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn

Individuelle Stellpläne
--> min. 6 Wochen vor Veranstaltungsbeginn.
Die finalen Bedarfe an Ausstattung, Mobiliar und Technik müssen spätestens 3 Wochen vor Veranstaltungsbeginn mitgeteilt werden. Ab 14 Tagen vor Veranstaltungsbeginn sind keine Änderungen mehr möglich.

 

 

Bestuhlungsvarianten

Alle Tagungsräume werden grundsätzlich in vier Bestuhlungsvarianten angeboten:

  1. Rechteck/Block
  2. Parlamentarisch
  3. U-Form
  4. Kino/Stuhlreihen

Die Angabe der gewünschten Bestuhlungsform machen Sie auf Ihrer Veranstaltungsanfrage.

 

Wichtig:
Sollten Sie eine individuelle Bestuhlung wünschen, legen Sie Ihrer Veranstaltungsanfrage bitte eine Beschreibung oder Skizze des gewünschten Aufbaus bei. Die Möblierungsplanung muss in allen Fällen spätestens 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn abgeschlossen sein.

 

 

Verfahren bei der Anmeldung von Veranstaltungen

Veranstaltungen müssen über das Team Eventmanagement mittels Veranstaltungsanfrage [8] unter Beachtung der oben genannten Fristen angemeldet werden.

Die vollständig ausgefüllte Veranstaltungsanfrage ist per E-Mail (auf dem Formular zu finden) an das Team Eventmanagement zu senden. Sofern als Absender*in eine dienstliche E-Mail-Adresse verwendet wird, sind eine händische Unterschrift und Stempel nicht notwendig.

Besichtigungstermine vor Ort können mit den Mitarbeiter*innen des Teams Eventmanagement vereinbart werden.

Sobald die Räume bestätigt und gebucht sind und ggf. ein Mietvertrag erstellt wurde, wird die Veranstaltung zur weiteren Bearbeitung an die Kolleg*innen der Möblierungsplanung und -genehmigung und an unseren Servicepartnerin, die TUBS GmbH [9] übergeben. Jede Veranstaltung erhält einen Möblierungs- bzw. Stellplan. Individuelle Pläne werden zusammen mit der Möblierungsplanung und -genehmigung erstellt und direkt mit Ihnen abgestimmt.

Spätestens nach Finalisierung der Möblierungsplanung ist dem Team Eventmanagement ein Hygienekonzept einzureichen, welches auf die konkrete Veranstaltung und örtlichen Gegebenheiten angepasst sein muss.

 

 

Erstkontakt Veranstaltungsplanung

Herr Rudolph (Teamleitung)
Frau Michenfelder
Herr Wernick
Frau Wistuba

E-Mail: event(at)tu-berlin.de [10]
Telefon: Kontaktliste

 

 

Möblierungsplanung und -genehmigung

Frau David
Herr Kühner

E-Mail: moeblierungsplanung(at)tu-berlin.de [11]
Telefon: Kontaktliste

 

 

TUBS GmbH

E-Mail: tub-events(at)tubs.de [12]
Telefon: +49 30 447202-60

Teamleitung Eventmanagement

Nico Rudolph
Hauptgebäude
Raum H 1002c
E-Mail-Anfrage [13]

Download

  • Veranstaltungsanfrage [14]
  • Mietpreise TU Berlin [15]

Links

  • Regeln zu Hygiene- und Schutzmaßnahmen [16]
  • Muster-Hygienekonzept der SDU [17]

Öffnungszeiten TUB

Mo bis Fr 06:00-22:00
Sa und So 08:00-14:00

Semesterfristen

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