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TU Berlin

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Innenansichten

Die Teilprojekte des Campusmanagment-Projekts

Freitag, 22. Januar 2016

Die Teilprojekte in der Übersicht (zur Vergrößerung bitte das Icon anklicken).
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Change Management

Projektleiterin: Dr. Cornelia Raue
Leitung Change Management im Campusmanagementprojekt

„Übergeordnetes Ziel des Change Management ist es, die Änderungen, die durch das IT-Projekt auf die Beschäftigten zukommen, an diese zu kommunizieren, ihre Teilhabe zu ermöglichen und sie gemeinsam mit dem Teilprojekt ,Schulung‘ auf die neuen Anforderungen vorzubereiten. Die Schwerpunkte des Change Management verlagern sich im zeitlichen Projektverlauf.

Zu Beginn muss ein gemeinsames Zielbild geschaffen werden, in der Mittelphase unterstützt das Change Management die Implementierung der Teilprojekte und gegen Projektende werden die personellen und organisatorischen Veränderungen verankert. Das Change Management unterstützt beide Partnerprojekte, ERM und SLM, und nicht zuletzt auch das erfolgreiche Zusammenwirken beider Projekte.“

 

Personal

Projektleiterin: Beate Niemann
Leiterin Abteilung II Personal und Recht

„Im Teilprojekt Personal geht es um die Umsetzung personalrelevanter Prozesse wie Administration, Bezügeberechnung, Reisekosten sowie die Ausschreibung und Einstellung im zukünftigen SAP-System. Ziel ist es, die Abläufe bestmöglich softwareunterstützt und bedienungsfreundlich zu gestalten. Einerseits werden bereits an der TU Berlin etablierte Prozesse (zum Beispiel Bezügeberechnung) ins SAP-System übertragen, andererseits sind neu entwickelte Prozesse, zum Beispiel Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen, Einstellung und Ausschreibung, zu implementieren. Zum Ende des Projektes wünschen wir uns, dass alle zukünftigen Nutzerinnen und Nutzer das System effizient, ressourcenorientiert und zufriedenstellend nutzen können. Im Teilprojekt Personal werden fachliche Expertinnen und Experten sowie Endanwenderinnen und Endanwender mitarbeiten. Wir freuen uns auf eine spannende und herausfordernde Zeit.“

 

Finanzen

Projektleiter: Georg Borchert
Leiter Abteilung III Finanzen/Vertreter der Kanzlerin

„Bei der SAP-Einführung im Bereich Finanzen geht es in erster Linie nicht um den einfachen Tausch einer Software. Das Teilprojekt Finanzen bietet die Basis für viele Abläufe in der Universitätsverwaltung, egal ob Beschaffung, Personalabrechnung, Controlling oder Berichtswesen. Unser Ziel ist erreicht, wenn die Finanzabläufe von allen Beschäftigten als einfach und selbstverständlich wahrgenommen werden und mit nur geringem Aufwand Bestell- und Zahlungsvorgänge bearbeitet werden können. Den Rest erledigt dann die Software. Sie soll dazu beitragen, die Arbeitsverdichtung zu reduzieren und Routinen zu vereinfachen. Damit das gelingt, bedarf es einer guten Vorbereitung ohne ehrgeizigen Einführungstermin, aber auch der Beteiligung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Fakultäten.“

 

SAP Basis IT

Projektleiter: Dr.-Ing. Thomas Hildmann
Leiter Abteilung Infrastruktur, tubIT-IT-Service-Center

„Dieses Teilprojekt stellt die Hardware und das Personal für die fundamentalen SAP- Dienste zur Verfügung. Hierfür wurden bereits leistungsstarke HANA-Datenbankserver, SAN-Speicher (Festplattenplatz) und Server angeschafft sowie eine Virtualisierungsinfrastruktur aufgebaut. Mit der Installation der ersten SAP-Grundsysteme wurde bereits begonnen. In den nächsten Wochen werden die Server für die Entwicklungs-, Qualitätssicherungs- und schließlich die Produktionslandschaft aufgebaut. Hierzu fanden bereits verschiedene Workshops mit den Implementierungspartnern statt. Ferner begannen umfangreiche Schulungen. Neben der rechtzeitigen Bereitstellung der Hard- und Software-Basis für die anderen Teilprojekte wird die Überführung in einen Regelbetrie

 

Studierende

Projektleiterin: Bettina Plato
innocampus

„Das Teilprojekt Studierende umfasst alle typischen Verwaltungsaufgaben rund um die Studierenden. Dazu gehören vor Studienbeginn Bewerbung (inklusive der Schnittstellen zu uni-assist und der Stiftung für Hochschulzulassung) und Immatrikulation, während des Studiums vor allem die Rückmeldung, aber auch die Beantragung eines Urlaubssemesters oder Adressänderungen. In allen Teilbereichen wird weitgehend auf Online-Funktionen gesetzt, sodass auf möglichst viel Papier verzichtet werden kann. Am Ende des Studiums steht die Exmatrikulation. Die Daten und eventuelle Unterlagen müssen nun rechtssicher aufbewahrt und später zu festgelegten Zeitpunkten vernichtet beziehungsweise gelöscht werden. Gesetzliche Anforderungen müssen auch im Rahmen der statistischen Meldungen erfüllt werden, die möglichst automatisiert übertragen werden sollen.“

 

Studiengänge und Prüfungen

Projektleiterin: Yvonne Reißmann
innocampus

„In diesem Teilprojekt spielen Module, Prüfungsordnungen und Prüfungsprozesse die Hauptrolle. Die Abbildung der Module und der Prüfungsordnung in SAP bildet die Grundlage für alle Folgeprozesse wie Lehrveranstaltungsplanung, Prüfungsanmeldung, Notenverbuchung und Zeugniserstellung. Ziel ist es, so viele Services wie möglich online anzubieten, um sowohl Studierenden als auch Beschäftigten langfristig eine komfortablere Arbeitsoberfläche und mehr Funktionen anzubieten. Das beinhaltet unter anderem die Ablösung der Prüfungsverwaltung mit QISPOS, aber auch die Einführung neuer Möglichkeiten zur effizienteren Erledigung der Aufgaben von Prüfungsausschüssen und Fachgebieten.“

 

Lehrveranstaltungen

Projektleiter (komm.): Gerald Lach
innocampus

„Hier geht es vor allem um die Planung von Lehrveranstaltungen und damit die Semesterplanung. Ziel sind die Ablösung der alten Lösung HIS LSF und die nahtlose Anbindung an das ,MosesKonto‘ mit den dortigen Optimierungsmöglichkeiten. Dabei ist die Verwendung einer gemeinsamen Datengrundlage (Veranstaltungen, Personen, Räume etc.) unerlässlich. Auch die Planungen von Kleingruppenübungen wie Tutorien und von großen Prüfungen finden so Anbindung an die Software-Lösung.“

 

Drittmittel

Projektleiterin: Dr. Anne Jostkleigrewe
Servicebereich Forschung

„Mit der Einführung von SAP verfolgt die Forschungsabteilung eine Verbesserung der Servicequalität. Wir erhoffen uns eine Entlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Fachgebieten und in der Forschungsabteilung, denn das neue System bietet eine bessere Transparenz und Auskunftsfähigkeit für die Finanzdaten der Forschungsprojekte. Beispielsweise können Personal- und Sachmittel im System zukünftig festgelegt werden. Dadurch können alle Projektmitarbeiterinnen und -mitarbeiter selbstständig täglich ihre Finanzdaten und Restmittel prüfen und auf dieser Grundlage solide Finanzentscheidungen treffen. Eine ,Schattenbuchhaltung‘ in den Fachgebieten (zum Beispiel das Führen von zusätzlichen Excel-Listen) wäre nicht mehr notwendig, dies soll – so unsere Vorstellung – zu einer Entlastung aller Beteiligten führen.“

 

Raummanagement (Räume)

Projektleiter: Prof. Dr. Stephan Völker
Leiter Fachgebiet Lichttechnik

„Räume zählen zu den Grundvoraussetzungen der Arbeitsfähigkeit in Lehre und Forschung. Als entsprechende Schlüsselressource werden sie im Zug der SAP-Implementierung an der TU Berlin in ein optimiertes Management überführt. Präsidium, Dekanate und Fachgebiete haben jeweils eigene Ansprüche an und Vorstellungen von der Planung und Nutzung von Räumlichkeiten. Um ihren spezifischen Verantwortlichkeiten in Zukunft besser gerecht zu werden, muss ein schlüssiges Gesamtkonzept zwischen den verschiedenen Interessengruppen abgestimmt werden. Zum Beispiel fehlt bisher eine leicht zugängliche Datenbasis über den Raumbestand der TU Berlin. Alle Verantwortlichen sollten jederzeit die konkrete Nutzung ihrer Räume online einsehen können. In diesem Teilprojekt werden die Voraussetzungen im integrierten SAP-System geschaffen.“

 

Berichtswesen & Controlling

Projektleiterin: Marieke Gonschior
Strategisches Controlling/Gleichstellungscontrolling

„Durch die Einführung eines integrierten Systems wird zukünftig die Datenqualität und -integrität gesteigert, da Daten nicht mehr doppelt vorgehalten beziehungsweise manuell eingepflegt werden müssen, sondern alle Bereiche der TU Berlin auf eine Datenbasis zugreifen. Dies bedeutet auch, dass eine größere Transparenz und Aktualität der Daten für alle Anwenderinnen und Anwender besteht.

Perspektivisch soll das Berichtswesen vereinfacht, die Nutzerfreundlichkeit erhöht und damit auch die Akzeptanz gesteigert werden. Durch das integrierte System und die zukünftige Verknüpfung von Daten, die momentan noch in verschiedenen Systemen vorgehalten werden, ergeben sich auch aus Perspektive des Strategischen Controllings neue Analyse- und Steuerungsmöglichkeiten.“

 

Identitymanagement (IdM)

Projektleiter: Christopher Ritter
tubIT – IT-Service-Center, Abteilung Identitätsmanagement

„Das Teilprojekt ist für die Ablösung des Identitymanagementsystems ,TUBIS‘, das an der TU Berlin entwickelt wurde, durch die SAP-Lösung verantwortlich und wird geleitet von tubIT. Mit der Einführung des SAP-IdM-Systems wird die Idee einer zentralen Benutzer- und Rechteverwaltung ausgeweitet, und zwar über die Selbstbedienungsdienste hinaus bis in die Anwendungen der zentralen Verwaltung. Hierbei werden Prozesse, die im Laufe der Zeit gewachsen sind, konsolidiert und in Hinblick auf den integrativen Ansatz der Gesamtlösung optimiert. IdM ist ein Querschnittsthema mit Schnittstellen zu mehreren der anderen Teilprojekte. Es ist einer der großen Verbindungspunkte zum SLM-Projekt. Da das IdM zu einem frühen Zeitpunkt verfügbar sein muss, haben bereits 2015 erste Schulungen und Workshops stattgefunden.“

 

Organisationsmanagement (OM)

Projektleiter: Jan-Hinrich Ehmer
Leiter Innenrevision

„OM soll die Organisationsstruktur der TU Berlin als Kompromiss zwischen der Individualität der Fachgebiete beziehungsweise der Fakultäten und den Anforderungen der IT zur Standardisierung abbilden. Dazu sollen im Baukastensystem feste Organisationsbestandteile definiert werden, die, beliebig kombiniert, die Vielfalt der TU Berlin möglichst nah an der Praxis darstellen können.

Eine klar definierte IT-Struktur mit festgelegten Verantwortlichkeiten ist die Grundlage für die Implementierung von IT-gestützten Workflows. Je besser diese Grundlage ist, desto mehr IT-Unterstützung wird zukünftig aufgebaut werden können. Je einfacher die Struktur ist, desto geringer ist der Aufwand für die Pflege und die Weiterentwicklung des Systems.“

 

Beschaffung

Projektleiter: Martin Schwacke
Leiter Abteilung IV Gebäude- und Dienstemanagement

„Die Anforderungen an die Beschaffung in der TU Berlin waren nie höher als heute. Die Beschaffung ist stark von einer dezentralen Struktur geprägt, bietet der TU Berlin aber so die nötige Flexibilität bei gleichzeitig geringem Verwaltungsaufwand. Die Prozesse mit allen Ausprägungen zu digitalisieren stellt eine hohe Anforderung an die Umsetzung. So muss die Beschaffung von Elektronenmikroskopen ebenso möglich sein wie die tägliche Beschaffung von Bürozubehör. Zum Abschluss des Projekts streben wir an, den Großteil der zu bestellenden Produkte in Katalogen über Rahmenverträge digital zum Sofortkauf anbieten zu können. Ein großes Ziel wäre somit, die Prozesse nicht nur zu digitalisieren und damit papierlos zu gestalten, sondern dank der Digitalisierung auch zu beschleunigen. Für Produkte, die nicht zum Standard gehören, konzentrieren wir unser Know-how für einen ganzheitlichen Beschaffungsprozess, um es den Verbrauchsstellen im Bedarfsfall zur Verfügung stellen zu können.“

 

Schulungen

Projektleiterin (komm.): Juliane Hanisch-Berndt
Personalentwicklung/stellv. Leiterin Dual Career Service

„Die Teilprojektleiterin Schulungen ist in erster Linie Ansprechpartnerin und Koordinatorin für die im Zusammenhang mit dem SAP-Projekt stattfindenden Schulungen und Workshops. In enger Abstimmung und Zusammenarbeit mit dem Implementierer SAP sowie den anderen Teilprojektleitern und Stakeholdern im Projekt werden die Schulungsmaßnahmen und -termine genau festgelegt. Außerdem werden Endanwenderschulungen, auf Basis einer Bedarfsanalyse, inhaltlich und didaktisch konzipiert. Ziele sind neben einer reibungslosen Organisation vor allem die Qualitätssicherung für die Schulungen und die Sicherung des Wissenstransfers.“

 

Datenmanagement und Digitalisierung

Projektleiterin: Adina De Nobile
Zentrale Universitätsverwaltung, Leitung Projekt- und Datenmanagement

„Das Teilprojekt hat das Ziel, Dokumente so bereitzustellen, dass einfach darauf zugegriffen werden kann. Heute ist es oft so, dass Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Bestellungen an vielen Stellen kopiert und abgeheftet werden. In Zukunft sollen diese Dokumente an einer Stelle erfasst und für alle, die sie benötigen, digital bereitgestellt werden. Dazu müssen Dokumente, die in Papierform vorliegen, digitalisiert werden. Digitalisierung bedeutet, dass wir zunehmend mit Dateien arbeiten. Derzeit werden Dokumente in den sogenannten gelben Mappen versendet, wodurch viel Zeit verloren geht. In Zukunft sollen die Dokumente elektronisch vorliegen und bearbeitet werden. Sie bekommen weniger gelbe Mappen auf den Tisch und mehr elektronische Aufträge, die im SAP „Arbeitsvorrat“ genannt werden. Alle Arbeitsabläufe sollen in alle Richtungen transparent dargestellt werden. Die Bestellerin oder der Besteller soll sehen können, ob die Bestellung schon beschafft wurde, Reisende sollen sehen können, ob die Reise bereits genehmigt ist, Sekretariate sollen sehen, welche Vorgänge wo liegen.“


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