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Innenansichten

Die ERM-Arbeitsgruppen

Freitag, 16. Mai 2014

Die Prozesslandschaft

Eine der beiden Hauptsäulen des großen Vorhabens „Campusmanagementsystem“ ist das Projekt Enterprise Resource Management (ERM). Dazu gehören der Lenkungskreis, das Projektteam, das operative Projektteam (s. Artikel unten auf dieser Seite) sowie elf Arbeitsgruppen, die die Soll-Prozesse für die einzelnen Bereiche erarbeiten. Einige haben ihre Aufgaben bereits abgeschlossen. Dem Projektteam, das die Arbeitsgruppen einsetzt, gehören alle Fakultätsverwaltungs- und Abteilungsleitungen an, außer der Abteilung Studierendenservice. Der Lenkungskreis, dem die TU-Kanzlerin Prof. Dr. Ulrike Gutheil vorsitzt, prüft und bestätigt die Ergebnisse der anderen Gruppen und weist daraufhin verbindliche Grundlagen für die weitere Arbeit aus.

Die Arbeitsgruppen

AG Beschaffung: Abläufe und Vorgänge der Material-, Möbel-, Ausstattungsbeschaffung. Hier müssen die gesetzlichen, vergaberechtlichen und hausinternen Vorgaben unter wirtschaftlichen, Sicherheits- und Umweltschutzaspekten berücksichtigt werden.

AG Eingangsrechnung: Die Arbeitsgruppe formuliert Anforderungen an einen optimierten Prozess, der klare Strukturen und kürzere Durchlaufzeiten ermöglichen soll.

AG Rechnungslegung/Forderungsmanagement: Die Arbeitsgruppe prüft und überarbeitet die Prozesse der Rechnungslegung und des Managements eigener Forderungen. Dazu gehört ebenfalls eine Schwachstellenanalyse.

AG Reisekosten: Diese Arbeitsgruppe sucht nach praktikablen Ergebnissen im Zusammenhang mit Dienstreisen: Die Prozesse der Antragstellung, Abschlagzahlung, Reisekostenerstattung und Abrechnung der Dienstreisen spielen eine Rolle.

AG Ausschreibung/Einstellung: Die AG befasst sich mit Stellenausschreibungen, dem Ablauf von Bewerbungsverfahren, konventionell und IT-gestützt, sowie dem zukunftsweisenden „E-Recruiting“.

AG Raumvergabe: Die AG beschäftigt sich damit, wie in Zukunft die Diensträume an der TU Berlin bedarfsorientiert, ressourcenschonend, ökologisch und zweckgebunden an die Nutzer vergeben werden.

AG Eventmanagement: Wenn Veranstaltungen anstehen: Prozesse von der Eventanfrage über Angebot, Auftrag, Organisation, Durchführung bis zur Abrechnung.

AG Elektronische Projektanzeige: Ziel dieser Arbeitsgruppe ist ein vereinfachtes Verfahren zur elektronischen Anzeige von Forschungsprojekten: zum Beispiel die vereinfachte Meldepflicht, die elektronische Eingabeunterstützung, die Reduktion der doppelten Dateneingabe oder die automatische Übernahme der Daten in die Datenbank der Projektbewirtschaftung.

AG Daten: Die AG hat die notwendigen (Grund-) Daten für die Bereiche Personal, Flächen, Finanzen und Forschung erarbeitet.

AG Status: Hier wurden Grundlagen für die Arbeitsfähigkeit von verschiedenen Personengruppen der TU Berlin, die zu erfassenden Grunddaten für diese Gruppen festgelegt und die Zuständigkeiten für diese Gruppen verbindlich geklärt.

AG Prozesse: In dieser AG arbeiteten die beiden Projekte ERM und SLM (Student Life Cycle Management) zusammen, um zunächst gemeinsame Standards für die Erfassung von Prozessen an der TU Berlin zu entwickeln und die Grundlagen für das Qualitätsmanagementsystem zu schaffen.

Nähere Infos über das gesamte Projekt: www.tu-berlin.de/?id=128625 [1]

pp "TU intern" Mai 2014

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