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TU Berlin

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Innenansichten

Startschuss für neues SAP-System

Freitag, 17. Juni 2016

Prüfungsmanagement geht mit Pilot-Studiengängen in Betrieb

Michael Jeschke, Projektmanager Student Lifecycle Management (SLM)
Lupe

Herr Jeschke, mit dem Campusmanagement war eine Inbetriebnahme, das sogenannte Go-Live, des Prüfungsmanagements aller Studiengänge zum 1. Oktober 2016 angestrebt. Warum starten Sie erst einmal mit Pilot-Studiengängen?

Bevor mit einem neuen System im Echtbetrieb gearbeitet werden kann, müssen viele Daten aus den Altsystemen in das neue System migriert werden. Dabei haben wir Fehler in der Programmierung der Importfunktionen festgestellt, wodurch wir rund sechs Wochen in Verzug geraten sind. Gelöst sind die Probleme, aber zeitlich können wir diesen Verzug schwer wieder aufholen. Nicht ohne eine Mehrbelastung der TU-Beschäftigten sowie einen kürzeren Zeitraum für Schulungen – das haben wir nicht vor. Trotzdem wollen wir im Oktober in den Echtbetrieb gehen, allerdings erst einmal mit ein bis zwei Studiengängen, alle anderen Studiengänge folgen.

Welche Studiengänge werden nun mit dem neuen SAP-Prüfungsmodul bearbeitet und welchen Vorteil hat die Arbeit mit Piloten?

Entscheidend für die Auswahl der Studiengänge ist, dass sie auf Modulebene nur wenige Überschneidungen mit anderen Studiengängen haben und dadurch gut einzeln im System abbildbar sind. Darunter werden wohl ein großer und ein kleinerer sein. Den großen können wir bereits benennen: Physik-Bachelor und -Master sind gut geeignete Kandidaten.

Im Pilotbetrieb sehen wir vor allem den Vorteil, dass wir das Risiko für die Einführung noch einmal reduzieren: Im kleineren Rahmen können wir noch individueller vorbereiten, unterstützen und evaluieren. Mögliche Komplikationen können wir frühzeitig erkennen und beheben – wir lernen dadurch viel. Wenn wir dann mit allen Studiengängen auf SAP umgestellt haben, sollte alles gut funktionieren. Wir entzerren den engen Zeitplan und gewinnen Raum für Optimierung, von dem alle anderen Studiengänge bei ihrem, Go-Live profitieren werden. Und am Ende wird das neue System unsere hohen Qualitätsansprüche erfüllen.

An der TU Berlin gibt es fast 34 000 Studierende. 330 Hochschullehrende, etwa 960 wissenschaftliche Mitarbeitende sind in Studium und Lehre eingebunden. Mehr als 2000 Personen arbeiten in der Verwaltung. Wer ist von dem neuen SAP-System und vor allem von der Verzögerung betroffen?

Beim ersten Teil der Inbetriebnahme sind die Fachgebiete der Physik und des noch auszuwählenden kleineren Studiengangs betroffen. Darüber hinaus müssen einige Beschäftigte im Referat Prüfungen entsprechend vorbereitet werden. Das ist zunächst eine vergleichsweise kleine Zahl von Anwenderinnen und Anwendern, sodass auch neue Möglichkeiten der gemeinsamen Erprobung und Zusammenarbeit eröffnet werden. Zudem werden über 1000 Studierende das System nutzen können – wir wollen auch ihre Eindrücke einfangen. Auf der anderen Seite bedeutet diese phasenweise Inbetriebnahme, dass die Fakultäten solange weiter ihre Studiengänge und Module in der Prüfungsverwaltungssoftware POS abbilden.

Für anstehende Studiengangs- und Moduländerungen kann etwa ab August wieder das Modultransfersystem genutzt werden. Wie auch in diesem Jahr streben wir hier nochmals an, dass die Moduländerungen für das Sommersemester 2017 und das Wintersemester 2017/18 frühzeitig umgesetzt werden. Zu diesem Verfahren wird der Lenkungsausschuss des Campusmanagements in einem Rundschreiben im Juni informieren. Derzeit arbeiten wir alle Fragen ab, die aus der veränderten Planung resultieren. Zudem organisieren wir derzeit mit dem Change Management Fakultätsbesuche, um individuelle Fragen direkt klären zu können.

Das Gespräch führte Cynthia Galle

www.tu-berlin.de/?id=126194

"TU intern" Juni 2016

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