Campusmanagementsystem: SLM goes live

Herr Heiß, vor wenigen Tagen fiel der Startschuss für das „Go-live“ der Studierendenverwaltung mit der neuen Software, dem „Student Live Cycle Management“ (SLM) von SAP. Was genau bedeutet das?
In Zukunft werden alle Stammdaten – wie Namen, Adressen, Krankenversicherung, Studiengang oder Fachsemester – in unserem neuen SAP-System geführt. Das heißt für die Studierendenverwaltung, die nun mit dem neuen System arbeitet, dass alle Arbeitsabläufe rund um Rückmeldung und Immatrikulation jetzt über SAP laufen.

Was ändert sich konkret?
Wir haben entschieden – auch im Sinne der Umwelt – die bislang angefallenen Papiermassen zu vermeiden. Das spüren sowohl Studierende als auch die Verwaltung. Studierende müssen nun bei der Immatrikulation nicht mehr mit Papierstapeln von Dokumenten, Bescheinigungen und anderem im Postamt oder in Uni-Fluren stehen, sondern übermitteln ihre Dokumente jetzt per elektronischem Upload. Auch Briefe werden kaum noch versandt. Wir gehen im Übrigen zweisprachig an den Start. Alle Menüs des Studierendenportals und alle standardisierten Inhalte stehen sowohl in Deutsch als auch in Englisch zur Verfügung.

Was müssen die Studierenden beachten?
Besonders wichtig: Damit sie die Berechtigung erhalten, ihre Unterlagen hochzuladen und sich online zu immatrikulieren, wird ihnen für die Beantragung der Immatrikulation ein vorläufiger Account zugewiesen. Nach erfolgreicher Immatrikulation wird daraus ein vollständiger Account, und sie erhalten ihren Studierendenausweis. Dazu gibt es diverse neue Self-Services, mit denen vieles nun digital und von unterwegs aus mit dem Smartphone möglich ist: Anträge auf Urlaubssemester, Änderungsmeldungen zu Adresse, Krankenkasse oder ähnliche Dinge. Damit reagieren wir auch auf die Lebenswirklichkeit unserer Studierenden, die sich ja vielfach sehr virtuos in der digitalen Welt bewegen. In den kommenden Wochen werden die Rückmeldungen stufenweise vorgenommen, zunächst mit wenigen Studierenden, später mit unseren Pilotstudiengängen im Prüfungsmanagement Physik und Historische Urbanistik. Ab Anfang Februar 2020, wenn alles geklappt hat und gegebenenfalls Verbesserungen eingearbeitet sind, können sich auch alle anderen zurückmelden. Dazu wurde einmalig die Rückmeldefrist von Mitte Februar 2020 bis Ende Februar 2020 verlängert, einheitlich für alle Studierenden.

Was ist für die Beschäftigten besonders zu beachten?
Man kann trotz aller Tests bei der Einführung eines neuen Systems nicht immer alle Risiken abschätzen. In der Einführungsphase kann es daher im Campus Center und im Studieninfoservice, die langfristig entlastet werden, durchaus zu vermehrten Anfragen kommen, wenn die Studierenden mit den neuen Funktionen noch nicht so vertraut sind. Doch der Schritt, den wir jetzt in die digitale Welt tun, bringt uns nicht nur einen, sondern gleich mehrere Schritte voran. Das, was wir dann an Online-Funktionalitäten zur Verfügung haben für die Studierenden, bringt uns wirklich an die Spitze der deutschen Universitäten.

Das Interview führte Patricia Pätzold

Lesen Sie hierzu auch "Campusmanagementsystem - Viele Hürden überwunden" [2]