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Studium & Lehre

Transparenz von der Bewerbung bis zur Graduierung

Freitag, 13. Juli 2012

Mit dem „Student Lifecycle Management“ will die TU Berlin Verbesserungen für Lehre und Studium schaffen

Hans-Ulrich Heiß
Lupe

Forschung, Berufung, Lehre und Verwaltung der TU Berlin sollen grundlegend weiterentwickelt, optimiert und modernisiert werden. Der Akademische Senat gab zu einem Großprojekt schon grünes Licht: dem „Campus-Management“, das in zwei Handlungsfelder aufgeteilt ist: „Student Lifecycle Management“ (SLM) und „Enterprise Resource Management“ (ERM). Zwei Arbeitsgruppen sollen Handlungsempfehlungen zur Verbesserung des Studierendenservice sowie zur Optimierung der Verwaltungsabläufe erstellen und anschließend die Umsetzung in die Wege leiten. Als Vizepräsident für die Lehre leiten Sie die Arbeitsgruppe SLM. Was ist das konkrete Ziel des „Student Lifecycle Management“?

Das gesamte Projekt steht im Zeichen der Qualitätsverbesserung der Lehre. Bislang haben die Studierenden sehr viel mit der Verwaltung ihres Studiums zu tun: Bewerbung, Immatrikulation, Prüfungsanmeldungen, Anerkennung von Leistungen oder Studienplanerstellung. Ein neuartiges ManagementSystem soll den gesamten studentischen „Lifecycle“ quasi aus einem Guss bieten. Auf einer Oberfläche sollen die Studierenden alle sie direkt betreffenden Abläufe koordinieren können, ohne sich damit beschäftigen zu müssen, welche Stelle der Technischen Universität Berlin dafür zuständig ist.


Wie soll das konkret aussehen?

Wir orientieren uns bei der Gestaltung an der Lebenswirklichkeit der Studierenden. Sie sollen die Möglichkeit bekommen, online oder per Smartphone auf ihre Daten zuzugreifen, also ihre Credits zu prüfen, Modulbeschreibungen zu lesen, sich zu Veranstaltungen und Prüfungen anzumelden und ihre Prüfungsergebnisse online einzusehen, Bescheinigungen auszudrucken und so weiter. Das soll schließlich zu einer weitgehend papierlosen Prüfungsabwicklung führen. Die Warteschlangen vor dem Prüfungsamt werden verschwinden. Auch die Beschäftigten in der Studierendenverwaltung, in den Fakultäten und Fachgebieten werden deutlich entlastet werden. Der gesamte Verwaltungsablauf von der Bewerbung bis zur Graduierung wird dadurch für alle Beteiligten vereinfacht, handhabbar, effizient und auch transparenter gestaltet.


Das klingt umfassend. Wer wird diese Aufgaben umsetzen?

Projektteam, Verwaltung und Fakultäten müssen Hand in Hand arbeiten. Neben dem Vizepräsidenten für Lehre gehören dem Lenkungskreis ein Studiendekan, der Leiter des Studierendenservice, der Leiter des „innoCampus“ – früher Zentrum für Multimedia in Lehre und Forschung MuLF – sowie ein Studierendenvertreter an. Im Projektteam sind natürlich ist auch tubIT dabei, das IT-Service-Center der TU Berlin, der Personalrat und das Strategische Controlling, das bereits detaillierte Vorarbeiten zur Einführung eines Qualitätsmanagementsystems geleistet hat, sowie aus den Fakultäten selbstverständlich die Referentinnen und Referenten für Studium und Lehre. Das Kernteam wird aus Mitarbeitern von „innoCampus“ bestehen, deren hohe Kompetenz in der IT-Unterstützung von Studium und Lehre wir hier einbinden.


Was sind die nächsten Meilensteine?

Bis Ende 2012 erstellen wir eine Prozesslandkarte, die zeigt, welche Verwaltungsabläufe das Studium begleiten und ins System eingebunden werden müssen. Außerdem werden geeignete Software-Anbieter identifiziert. Ab 2013 werden Konzepte für die einzelnen Prozesse ausgearbeitet und die Ausschreibung vorbereitet. Eine kritische Phase – voraussichtlich Ende 2014 – sind die Datenmigration vom einen in das andere System sowie Mitarbeiterschulungen. Das ist eine große Herausforderung, denn teils müssen ja während dieser Zeit die Systeme parallel laufen. Für 2015 ist der sogenannte „Roll-out“ vorgesehen: Das neue System geht in Betrieb.


Welche Kosten werden entstehen?

Zur Finanzierung der Projektmitarbeiter haben wir entsprechende Mittel im Haushalt bereitgestellt. Größere Anschaffungen, die sich langfristig amortisieren wird, sind die Software, die wir einkaufen müssen, sowie die Schulungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dazu können wir auch auf Mittel aus der Berliner Qualitätsoffensive für Lehre zurückgreifen.


Liegen schon Erfahrungen anderer Einrichtungen vor?

Viele Universitäten sind dabei, moderne Campus-Management-Systeme einzuführen. Mit denen, vor allem mit den technischen Universitäten der TU9-Gruppe, sind wir im Gespräch. Jede hat jedoch spezifische Anforderungen, sodass man nichts „von der Stange“ kaufen kann, sondern ein individuell anpassbares System benötigt.

Vielen Dank!

Das Gespräch führte Patricia Pätzold

Quelle: Hochschulzeitung "TU intern", 7/2012

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