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TU Berlin

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Infobrief des Krisenstabs der TU Berlin - Ab 20. März 2020 (Dienstschluss) Übergang in den Präsenznotbetrieb

Donnerstag, 19. März 2020

Sehr geehrte Damen und Herren,

der vom Präsidenten eingesetzte Krisenstab der TU Berlin hat verfügt, dass sich die TU Berlin ab Freitag, 20. März 2020, 15 Uhr, im Präsenznotbetrieb befindet. Das bedeutet, dass in den Universitätsgebäuden ausschließlich ein Notbetrieb stattfindet, und dass vom Homeoffice aus die Arbeit durch alle TU-Beschäftigten fortgesetzt wird.

Grundlage ist die Entscheidung in der Taskforce des Staatssekretärs für Wissenschaft und Forschung mit den Präsident*innen und Rektor*innen Berlins vom 18. März 2020. Hintergrund ist die Verpflichtung, die Ausbreitung des Coronavirus unter allen Umständen und möglichst wirksam zu verhindern. Die Regelung ist für alle bindend und gilt bis auf Weiteres.

Der Beschluss lautet:

„Der Verwaltungsbetrieb wird ab Freitag, den 20.03.2020, Dienstschluss, auf einen Präsenznotbetrieb beschränkt (ausgenommen: Charité – Universitätsmedizin Berlin). Die adressierten Einrichtungen legen jeweils in Ausübung ihres Hausrechts und nach Maßgabe der Pandemiepläne fest, welche Schlüsselpersonen zur Aufrechterhaltung des Präsenznotbetriebes vor Ort erforderlich sind. Die Charité – Universitätsmedizin Berlin legt angemessene Maßnahmen im Hinblick auf ihre Aufgaben fest.“


TU-Präsident Prof. Dr. Christian Thomsen zur Situation: „Wir befinden uns in der außergewöhnlichsten Situation der neueren Geschichte der TU Berlin. Die erlassenen Regelungen betreffen die Universität im Kern. Wir werden Universität neu denken müssen. Es liegt nun an jeder Einzelnen, an jedem Einzelnen, dieses neue Miteinander ohne direkten persönlichen Kontakt zu meistern. Ich bedanke mich bei allen TU-Beschäftigten, die mit Elan, Kreativität und Besonnenheit diese außergewöhnlichen Tage und Aufgaben bis jetzt gemeistert haben. Der Präsenznotbetrieb hat zum jetzigen Zeitpunkt keine Alternative. Die wichtigste Aufgabe für uns alle, für jede Organisation und jeden Menschen, ist es, die Ausbreitung des Coronavirus zu vermeiden. Das ist das Gebot der Stunde, und wir handeln entsprechend.“

Eine Videobotschaft des Präsidenten der TU Berlin ist zu finden unter: youtu.be/_4EULLCb3bI

Der Vizepräsident für Lehre, Digitalisierung und Nachhaltigkeit, Prof. Dr. Hans-Ulrich Heiß, äußert sich in einer Videobotschaft zu Studium und Lehre: youtu.be/UbW6NnwtanE

Was bedeutet das konkret?

Der Präsenznotbetrieb bedeutet konkret, dass

  • alle Häuser der TU Berlin geschlossen sind,
  • sich keine Personen in der Universität aufhalten dürfen,

  • die Erledigung der Arbeit durch die Beschäftigten der TU Berlin komplett im Homeoffice fortgesetzt werden muss,

  • mit Ausnahme der Beschäftigten in systemrelevanten Bereichen für die Aufrechterhaltung des Notbetriebes (durch Ausnahmeregelung des Kanzlers der TU Berlin festgelegt),

  • Vorgesetzte Ausnahmeregelungen mit Beschäftigten absprechen, die ihren regulären Arbeitsauftrag aus inhaltlichen, logistischen und technischen Gründen nicht im Homeoffice umsetzen können,

  • Vorgesetzte berechtigt sind, Beschäftigte, die ihre Arbeit nicht im Homeoffice fortführen können, unter Fortzahlung des Entgelts von der Arbeit freizustellen,

  • Präsenzlehre und Präsenzprüfungen bis auf Weiteres nicht stattfinden,

  • der Forschungsbetrieb mit wenigen, durch den Krisenstab genehmigten Ausnahmen eingestellt ist,

  • der Verwaltungsbereich einen Notbetrieb für die wichtigsten Verwaltungsvorgänge aufrechterhält,

  • keine Cafés, Restaurants, Geschäftsstellen, Verkaufsstellen etc. auf dem Campus geöffnet sein dürfen.

  • Die Regelungen des Präsenznotbetriebs gelten auch für Externe, die Flächen auf dem Campus angemietet haben.

Die TU Berlin legt daher fest, dass der Präsenznotbetrieb aus folgenden Bereichen besteht:

  • technische Betreuung der Gebäude und Geräte durch die Bauabteilung soweit wie nötig
  • minimale Personalsachbearbeitung – für Verlängerungen und Einstellungen zur Verhinderung von Arbeitslosigkeit

  • minimale Personalsachbearbeitung für Lohn- und Gehaltszahlung – zur Zahlung der Gehälter und Löhne

  • minimale Buchhaltung – zur Zahlung einer kleinen Zahl von Rechnungen und zur Abwicklung der Lohn- und Gehaltszahlungen

  • minimales Personal beim Sicherheitstechnischen Dienst

  • minimales Personal für dezentrale technische Anlagen, in der Regel nur sporadisch oder im Notfall

  • Notbetrieb Post

  • Rufbereitschaft

  • wenige Personen in der Zentraleinrichtung Campusmanagement für Notfallbetrieb

  • Mitglieder des Krisenstabs der TU Berlin

  • alle Personen, die im Kampf gegen das Virus arbeiten nach Einzelfallprüfung (Produktion von Enzymen für Testkits, ggf. Produktion Ersatzteile Beatmungsgeräte o.ä.)

Alle Mitglieder der Universität sind verpflichtet und aufgerufen,

  • ihren Arbeitsplatz an der Universität zu verlassen,
  • im Homeoffice ihre Arbeit fortzusetzen,

  • als Elternteil von Kindern bis 12 Jahre 10 Arbeitstage mit bezahlter Freistellung nutzen zu können,

  • mit ihrer*ihrem Vorgesetzten Regelung zu treffen, wenn die Erledigung des eigentlichen Arbeitsauftrages aus inhaltlicher, logistischer und technischer Hinsicht im Homeoffice nicht möglich ist,

  • die Dienste der Zentraleinrichtung Campusmanagement für Telefon- und Videokonferenzen, die tubCloud und ähnliche Dienste zu nutzen.

Grundsätzlich gilt: Die TU Berlin zahlt auch im Präsenznotdienst die regulären Gehälter und Löhne.

Studium und Lehre

Ab 19. März 2020 werden bis auf Weiteres keine Präsenzprüfungen durchgeführt. Die Prüfungen werden in alternativer Form und/oder zu einem späteren Termin durchgeführt. Vorgaben zur Durchführung von Staatsexamina werden von den jeweiligen Prüfungsämtern erlassen und mitgeteilt.

Die Abgabefristen für Abschlussarbeiten im Rahmen von Bachelor-, Master- und Diplomstudiengängen werden ab dem 12. März 2020 bis zur Wiederaufnahme eines regulären Studienbetriebes (mindestens aber bis zum 11. Mai 2020) gehemmt, d.h. die Abgabefristen laufen derzeit nicht weiter, sodass die Studierenden mit Wiederaufnahme eines regulären Studienbetriebes, der die Wiederöffnung der Bibliotheken und PC-Pools umfasst, den vollen Rest der Abgabefrist wahrnehmen können und ihnen somit keine Nachteile entstehen.

Weitere Regelungen entnehmen Sie bitte dem Infobrief vom 17. März 2020: www.tu-berlin.de/?212770

Arbeiten im Homeoffice

Dienst- und Arbeitsverhältnisse bleiben unberührt
Während der Arbeit im Homeoffice bleiben die Dienst- und Arbeitsverhältnisse in ihrer bestehenden Form unberührt. Es wird lediglich für die Dauer der Arbeit im Homeoffice die Verpflichtung, den Dienst in der Beschäftigungsstelle zu leisten, aufgehoben.

Gemeinsam Umfang der Aufgaben verabreden

Die*der Beschäftigte und die*der Vorgesetzte legen gemeinsam die Art und den Umfang der auszuführenden Aufgaben, die im Homeoffice erledigt werden sollen, fest. Aufgabenpakete, Handlungsspielräume sowie die Art und Weise der Erreichbarkeit sind vorab klar zwischen der*dem Beschäftigten und der*dem Vorgesetzten abzustimmen.

Arbeitszeit im Homeoffice
Es gelten die tariflichen und gesetzlichen Bestimmungen sowie die bestehenden Dienstvereinbarungen und Rundschreiben zur Arbeitszeit, Ruhepausen und im Fall einer Arbeitsunfähigkeit.

Die Lage der Arbeitszeit im Homeoffice kann durch die*den Beschäftigte*n innerhalb des Gleitzeitrahmens gemäß DV Flex frei bestimmt werden. Im Rahmen der Arbeitszeiterfassung tragen Sie bitte in der Spalte J Bemerkungen „Homeoffice“ ein. Eine Eingabe der Beginn- und Ende-Zeit ist nicht erforderlich. Eine zeitliche Erreichbarkeit im Homeoffice ist mit dem*der Vorgesetzten abzusprechen.

Arbeitsmittel, Datenschutz, Arbeits- & Gesundheitsschutz im Homeoffice
Die*der Beschäftigte kann sowohl dienstliche als auch private Arbeitsmittel während des Homeoffices verwenden. Bitte stellen Sie den Datenschutz und die Datensicherheit sicher (siehe Merkblatt „Datenschutz und IT-Sicherheit im Home Office“).

Auch bei der Arbeit im Homeoffice besteht der allgemeine Schutz der Beschäftigten über die gesetzliche Unfallversicherung. Der Schutz bezieht sich auf Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten. Arbeitsunfälle sind nach § 8 Abs. 1 Satz 1 SGB VII Unfälle von Versicherten infolge einer den Versicherungsschutz begründenden Tätigkeit.

Verpflichtung der Beschäftigten

Die Beschäftigten sind verpflichtet, während des Notbetriebs zweimal werktäglich ihre persönliche Universitäts-E-Mail-Adresse zu prüfen (https://exchange.tu-berlin.de/owa), um über den Stand des Notbetriebs informiert zu bleiben und in dringenden Angelegenheiten kontaktierbar zu sein. Zudem sind sie verpflichtet, täglich die Website der Universität prüfen, da dort alle aktuellen Informationen und Stellungnahmen veröffentlicht sind. Besteht kein Zugang zu der E-Mailbox, ist der*dem Vorgesetzten eine Telefonnummer zu hinterlegen, über die der Kontakt hergestellt werden kann.

Regelungen für den Arbeitsplatz an der Universität

Jede*r Beschäftigte ist verpflichtet, ihren Arbeitsplatz ordnungsgemäß zu verlassen. Denken Sie daran, dass keine Wertsachen zurückgelassen und Kühlschränke geräumt werden. Im Zeitraum des Notbetriebs wird die Stromversorgung aufrechterhalten. Das Abschalten der Beleuchtung in den Büros, Hallen und Laboren wird von den Nutzer*innen selbst vorgenommen. Trennen Sie Kaffeemaschinen, Wasserkocher etc. vom Netz. Bitte stellen Sie die Heizung aus. Beim Verlassen der Räume ist unbedingt darauf zu achten, dass alle Türen abgeschlossen sind. Verstauen Sie Geräte, wenn möglich, in abschließbaren Schränken.

Entlastung der universitätsunterstützenden Bereiche

Da auch die Abteilungen, Teams, Referate in der ZUV und den Fakultäten etc. in einen „Notmodus“ wechseln müssen, gibt es folgende Regelungen und Informationen für alle Beschäftigten:

Personalvorgänge

Die Personalteams und die Personalräte haben Verabredungen und Regelungen getroffen, um Verlängerungen, Einstellungen und Berufungen nicht komplett zu verschieben. Zunächst werden die Vorgänge bearbeitet, die zeitkritisch sind (z.B. Verlängerungen im März/April 2020) oder die personelle Notsituationen verhindern sollen (Eintritt in die Arbeitslosigkeit). Wir bitten momentan von Fragen abzusehen, da sich die Beteiligten organisieren. Wir werden Sie über diesen Punkt auf dem Laufenden halten.  

Beteiligung und Beratung der Frauenbeauftragten

Die Beantwortung von Anfragen, Beratungen und die Entgegennahme von Beschwerden erfolgen somit bis auf Weiteres grundsätzlich telefonisch oder per E-Mail. Bezüglich der Beteiligung der Frauenbeauftragten an Personalvorgängen gilt Folgendes: Ab sofort werden Personalvorgänge mit allen üblichen Unterlagen elektronisch versandt. Die Zustimmung oder Ablehnung der Frauenbeauftragten zu einem elektronischen Vorgang erfolgt per E-Mail. Das Gleiche gilt auch für die Schwerbehindertenvertretung.

Warenbestellung einstellen

Wir bitten alle TU-Mitglieder – egal ob im Büro oder im Homeoffice – ab sofort KEINE weiteren Bestellungen aufzugeben. Es sind ab jetzt nur noch Bestellungen zur Sicherung des Notbetriebs genehmigt. Diese Regelung ist bindend und besteht bis auf Weiteres. Hintergrund ist zum einen, dass nicht überall die Warenannahme gesichert werden kann und zudem die notwendige Entlastung der Finanzabteilung, damit das Kerngeschäft reibungslos durchgeführt werden kann. Dazu gehört die ordnungsgemäße Auszahlung des Lohnes bzw. Gehaltes. Wir bitten hierfür um Verständnis. Vermeiden Sie alles, was momentan nicht dringend notwendig ist.

Kommunikation

Der Krisenstab wird auch während des Präsenznotbetriebs regelmäßig, momentan täglich, tagen und die Lage beurteilen. Er wird weiterhin Infobriefe mit bindenden Regelungen herausgeben. Die Stabsstelle Kommunikation, Events und Alumni wird während der Zeit des Notfalls eine kontinuierliche Kommunikation zu Ihnen und über die aktuelle Situation der Universität bieten.

Bitte informieren Sie sich täglich über die Webseite der TU Berlin: www.tu-berlin.de

Bitte nutzen Sie hierfür auch die offiziellen und zentralen Social-Media-Kanäle der TU Berlin:
www.facebook.com/TU.Berlin/
www.twitter.com/TUBerlin
www.instagram.com/tu_berlin/
/www.youtube.com/user/TUBerlinTV


Sollten Sie Fragen zur aktuellen Situation rund um die TU Berlin, ihre Beschäftigungsstelle etc. haben, dann nutzen Sie bitte ausschließlich folgende E-Mailadresse:
Wir bearbeiten Ihre E-Mail schnell.

Bitte sehen Sie davon ab, allgemeine Fragen zur Virusausbreitung, zur Erkrankung etc. zu stellen.

Dafür nutzen Sie bitte folgende Informationsangebote: www.tu-berlin.de/?212570

Der Krisenstab der TU Berlin
19. März 2020

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