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TU Berlin

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Innenansichten

Campusmanagementsystem - Viele Hürden überwunden

Wichtige webbasierte Anwendungen gingen an den Start

Robert Nissen
Lupe

Das wohl größte aktuelle Projekt der TU Berlin, die „Einführung eines Campusmanagementsystems“, die Ende 2015 startete, ist nun bereits in beiden Säulen, dem Student Life Cycle Management (SLM) und dem Enterprise Resource Management (ERM), angelaufen. In der Verwaltung wurden zum Beispiel das Rechnungswesen, das Personal-Organisationsmanagement, die Personalabrechnung, das Identitätsmanagement, das Berichtswesen, das Fördermittelmanagement und andere auf die neue SAP-Software umgestellt. Doch „learning bei doing“ ist auch gerade bei einem so ambitionierten Projekt die Devise. „Dass jeder neue Arbeitsprozess, der noch nicht ganz eingeübt ist, trotz der bestmöglichen Schulung und Vorbereitung länger dauert, ist nicht zu vermeiden“, sagt Robert Nissen, der bis Ende Oktober 2019 zusammen mit Michaela Müller-Klang in der Gesamtprojektsteuerung tätig war und nun die Aufgaben von Michael Jeschke aus dem SLM-Bereich übernommen hat. So war es in den vergangenen Wochen zu Rückstaus gekommen. „Es zeigt sich tatsächlich oft erst im laufenden Betrieb konkret, wo Nadelöhre auftreten, wo Prozesse noch zu verbessern sind, wo sich ‚Sand im Getriebe‘ wie in einem Räderwerk auch auf andere Bereiche auswirkt. Inzwischen konnten wir mit verschiedenen Maßnahmen aber gegensteuern.“ So seien neben personellen Verstärkungen auch Empfehlungen dafür erarbeitet worden, wie Arbeitsabläufe stärker ineinandergreifen. Wichtige webbasierte Anwendungen für Beschäftigte sind in den letzten Wochen an den Start gegangen, weitere werden bis zum Ende des ersten Quartals 2020 kontinuierlich eingeführt. Dazu zählen die sogenannten Employee-Self-Services (ESS), mit denen Zeitnachweise, Anträge auf An- und Abwesenheit, Kommunikationsdaten oder Einsatzplanungen speziell von Führungskräften selbst verwaltet und downgeloadet werden können. Damit werde viel Papier und viel Zeit gespart. Um die Anwender*innen weiter zu unterstützen, seien für alle Bereiche zusätzliche Sprechstunden eingerichtet worden, Extra-Schulungstermine zur Wissenserweiterung und Weiterqualifizierung sowie Workshops für Tipps und Tricks, erklärt Robert Nissen. „Es ist uns natürlich bewusst, dass ein solch großer Veränderungsprozess nur durch den tatkräftigen Einsatz aller zu einem Erfolg geführt werden kann. Daher danken wir allen Beteiligten für ihr großes Engagement und ihre Geduld, wenn nicht immer alles auf Anhieb klappt. Nur gemeinsam können wir lernen und uns kontinuierlich verbessern.“ Und eins sei gewiss: „Mit der universitätsübergreifenden Einführung des Systems sind wir auf dem Weg, in der deutschen Universitätslandschaft etwas Einzigartiges zu schaffen.“

Zum Go-live des SLM-Projekts im Dezember 2019 lesen Sie auch das Interview mit TU-Vizepräsident Hans-Ulrich Heiß.

Patricia Pätzold, TU intern Dezember 2019

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