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Innenansichten

SAP-Projekt mitten in der heißen Phase

In mehr als 500 Testdurchläufen prüfen die Projektbeteiligten, ob die Funktionen in SAP die Anforderungen der TU Berlin abdecken. Im Herbst beginnen die ersten Schulungen

Wenn alle über die hochsommerliche Hitze stöhnen, können die Mitarbeitenden im SAP-Projekt nur die Schultern zucken. Sie sind mit den Vorbereitungen zum „Go Live“ der Unternehmenssoftware schon seit einigen Monaten in der heißen Phase. Denn zum Jahreswechsel stehen zwei Ereignisse von besonderer Bedeutung an: Im Dezember wird im Projekt SLM (Student Lifecycle Management) das bisherige System zur Studierendenverwaltung durch SAP abgelöst. Zum 1. Januar 2019 erfolgt im Projekt ERM (Enterprise Resource Management) die Umstellung weiterer zentraler Prozesse auf SAP im Zuge des zweiten „Go Lives“. Damit die Umstellungen erfolgreich gelingen, sind Systemtests und die Schulung der Beschäftigten zwei besonders wichtige Maßnahmen.

Seit dem Frühjahr 2018 haben die Key User*innen und Prozessexpert*innen das Zusammenspiel der einzelnen SAP-Module geprüft. Dafür haben sie ihre langjährige Praxiserfahrung eingebracht, zahlreiche der täglichen Geschäfts- und Verwaltungsprozesse der Zentralen Universitätsverwaltung gesammelt, erfasst und als Testfälle für das neue SAP-System aufbereitet. „Eine wahre Fleißarbeit, die auch den späteren Qualifizierungsangeboten für alle Nutzenden der ERM-Services zugutekommt“, sagt Stephan Heilmann, Leiter des Teilprojekts Schulungen. Die Dokumentationen der Tests werden direkt in Anwendungsbeispiele für Anleitungen, Präsentationen und E-Learnings überführt, die später in den Unterweisungen zum Einsatz kommen.

Schulungsmöglichkeiten
Voraussichtlich im Spätsommer wird der erste Schulungskatalog online erscheinen, aus dem sich alle Beschäftigten die Angebote aussuchen können, die ihrem Arbeitsfeld und ihrer Arbeitsplanung entsprechen. „Es gibt keine Schulungspflicht oder zentral zugewiesene feste Termine“, sagt TU-Präsident Prof. Dr. Christian Thomsen, der mit SAP eine wesentliche Grundlage für den digitalen Wandel an der Universität schaffen möchte. Begleitende und ergänzende Trainingsformate würden langfristig angeboten, sodass die Beschäftigen Angebote dann in Anspruch nehmen könnten, wenn sie diese im Arbeitsalltag benötigten.

Die internen Schulungen für die Mitarbeitenden der zentralen Universitätsverwaltung sollen ab Oktober 2018 beginnen. Angebote für die Anwendungen im neuen „TUport“-Portal, über das alle Beschäftigten ab 2019 auf die neuen Services der Verwaltungsabteilungen und Stabsstellen zugreifen können, folgen voraussichtlich ab November 2018. Der „Go Live“ der Studierendenverwaltung im Projekt SLM wird ebenfalls durch Schulungsmaßnahmen im Studierendenservice unterstützt. Die Schulungen finden in der Regel im neuen Campusmanagement Trainingszentrum im BH-Gebäude statt, das frisch saniert wurde und den Projekten ERM und SLM als zentraler Trainings- und Austauschort dient.

Neue Zentraleinheit
Die Einführung von SAP an der TU Berlin zieht auch organisatorische Veränderungen nach sich. So wird – voraussichtlich zum 1. November 2018 – eine neue Zentraleinheit Campusmanagement etabliert, die die TU Berlin als zentrale IT-Dienstleisterin unterstützen wird. Unter ihrem Dach werden künftig die Beschäftigten der tubIT, einige Beschäftigte von InnoCampus, die Beschäftigten des TU-Kompetenzzentrums SAP-ERP-Dienste (tuKERP) und des Projekt- und Datenmanagements (PDM) arbeiten. 2019 werden auch die IT-Koordinator*innen das Team mit ihrer Expertise bereichern.

www.cm-training.tu-berlin.de

Neues Team für ­Changemanagement

Maik Arensmann, Aldona Kihl, Dr. Tania Lieckweg
Lupe

Angesichts der strategischen Bedeutung sowie des hohen finanziellen und personellen Aufwands, hat sich die TU Berlin entschieden, das SAP-Implementierungsprojekt durch ein Change Management zu flankieren. Es wird extern seit April durch das Beratungsteam Dr. Tania Lieckweg, Maik Arensmann und Aldona Kihl der „osb international Consulting AG“ (osb-i) unterstützt. Berichtet wird direkt an die Gesamtsteuerung. Für Fragen von Projektbeteiligten und Mitarbeiter*innen der Hochschule hat das Team eine wöchentliche Sprechstunde eingerichtet.

Sprechstunde freitags 12–14 Uhr, Raum
EN 049 (um Anmeldung wird gebeten)

www.tu-berlin.de/?187681






Dagmar Trüpschuch, "TU intern" 13. Juli 2018

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