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TU Berlin

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Innenansichten

Mehr Know-how für Multitalente

Im Januar 2019 geht das Seminarprogramm für Beschäftigte in Sekretariaten in eine neue Runde

Beschäftigte in Sekretariaten sind es, die die Fäden in der Hand halten, die Termine für Vorgesetzte organisieren und verwalten, Briefe und Präsentationen schreiben. Sie haben den Arbeitsablauf ihrer Abteilungen fest im Blick. „Die Fäden in der Hand“ heißt deswegen auch ein Seminarprogramm des Servicebereichs Personalentwicklung und Weiterbildung für Beschäftigte in Sekretariaten.

„Eine tolle Idee, die auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist“, sagt Ronny Juhr, Sekretär der Universitätsbibliothek. Ihn hatten viele der Themen des modular aufgebauten Programms angesprochen, deswegen entschied sich der gelernte Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste mit dem Schwerpunkt Bibliotheken, an der Weiterbildung teilzunehmen.

Seit 2015 ist er Sekretär der Universitätsbibliothek, ein Quereinsteiger im Office Management, der die verantwortungsvolle Stelle mit den vielseitigen Aufgaben übernahm, weil für das Sekretariat ein Mitarbeiter gesucht wurde, der auch die Abläufe in der Bibliothek kennt. Er war der Mann der Stunde mit seiner Ausbildung an der TU Berlin und einem Jahr Berufserfahrung in der Bibliothek.

Die Seminare des Weiterbildungsprogramms „Fäden in der Hand“ spiegeln seinen Berufsalltag wider: Delegieren im Auftrag der/des Vorgesetzten, Veranstaltungsmanagement, Budgetierung an der TU und Konfliktemeistern sind nur einige Beispiele. Ronny Juhr wählte fünf Seminare aus den Modulen „Kommunikation und Konfliktmanagement“, „Zusammenarbeit im Team und mit den Vorgesetzten“, „TU-Fachkenntnisse Haushalt, Verwaltung, Rechtliches“ und „Zeit, Stress und Büro gesund managen“.

Besonders der Kurs „Einstellung neuer Mitarbeiter – Personalwissen für die Assistenz“ half ihm sehr. „Das Wissen, das ich hier erworben habe, konnte ich direkt auf meinen Arbeitsalltag übertragen.“ Eine große Hilfe bei den bis zu 40 Stellenbesetzungsverfahren, die er jährlich organisiert und durchführt. Er lernte u. a., die Personalauswahl effektiver zu begleiten und Einstellungsgespräche vorzubereiten.
Die einzelnen Seminare verteilten sich auf einen Zeitraum von insgesamt neun Monaten. Er lernte Kolleginnen – Ronny Juhr war der einzige Mann unter den Teilnehmenden – kennen, die in gleicher Position, aber an anderen Stellen der Hochschule arbeiten. „Die Vernetzung und der Austausch mit ihnen waren sehr wertvoll“, sagt er. „Es war interessant, zu hören, wie sie Aufgaben und Probleme lösen, die in unserem Arbeitsalltag auftauchen.“

Ronny Juhr möchte das Programm weiterempfehlen. Es sei zwar schwierig, sich in einem anspruchsvollen Arbeitsalltag die Zeit dafür freizuschaufeln. „Aber es lohnt sich auf jeden Fall.“ Danach halte man die Fäden noch fester in den Händen. www.tu-berlin.de/?189438

Dagmar Trüpschuch, "TU intern" 25. Juni 2018

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