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TU Berlin

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Innenansichten

Größtes SAP-Projekt im ­Hochschulbereich

Über Dimension und Ziel der integrierten Software-Lösung an der TU Berlin

Daniel Fritsch begleitet als Projektleiter von SAP die Einführung der integrierten Software-Lösung an der TU Berlin
Lupe

„Übergreifend denken. Nicht mehr nur einzelne Abteilungen und Fakultäten sehen, sondern das Ganze. Das ist eines der größten Lernfelder für die Verwaltung von Hochschulen“, sagt Daniel Fritsch, der als Projektleiter von SAP die Einführung der integrierten Software-Lösung an der TU Berlin begleitet. „Denn erst mit diesem Umdenken können Themen wie Digitalisierung und Modernisierung der Verwaltung erfolgreich werden.“ Deshalb startete die TU Berlin im Januar 2016 mit dem derzeit deutschlandweit größten SAP-Projekt im Hochschulbereich. Drei Jahre Vorarbeit waren im Vorlauf getätigt, Beschäftigte aus vielen Bereichen saßen gemeinsam an einem Tisch. „Besonders an diesem Projekt ist die Dichte der Innovationen: „AManDa“, das Informationssystem für drittmittelfinanzierte Projekte, außerdem das Anordnungswesen und LinF, ein Online-Verfahren zur Erhebung wissenschaftlicher Leistungen“, sagt Fritsch. „Es ist spannend, daran mitzuwirken und die Universität zu begleiten.“

Weshalb dieses außergewöhnliche Projekt? An der TU Berlin zeigt sich ein vielfältiges Bild. Die Beschäftigten arbeiten noch mit mehr als 30 unterschiedlichen Systemen, wie LOGA in der Personalabteilung, ePA in der Forschungsabteilung, QISPOS im Prüfungsamt. Miteinander verknüpft sind die meisten Systeme nicht. Auch nicht die Daten. Die TU Berlin hat in Sachen Software-Technik Nachholbedarf. 2012 entschied die Hochschulleitung: Das muss sich ändern. Bis 2020 werden 21 Altsysteme abgelöst. Arbeitsprozesse laufen dann durchgängig elektronisch in SAP. „Beachtlich an diesem Projekt ist der Umfang“, bringt es Daniel Fritsch auf den Punkt. „Parallel wird die Software sowohl in den Bereichen Finanzen und Personal als auch in der Studierendenverwaltung eingeführt.“

Von den Implementierungspartnern SAP und „itelligence“ sind während der Projektlaufzeit 115 Beraterinnen und Berater für die TU Berlin im Einsatz, die es zu koordinieren gilt. „Sie setzen in einer Vielzahl von Beratungsstunden in Workshops, Schulungen und Testdurchläufen die Anforderungen für die TU Berlin um“, sagt Fritsch.

Gleichzeitig ist, spezifisch für den Hochschulbereich, der Abstimmungsbedarf hoch. Die Interessen vieler Gruppen müssen berücksichtigt werden. Von der TU Berlin beteiligen sich mehr als 200 Beschäftigte, die das Projekt erfolgreich umsetzen wollen. Enorme Zahlen, Ausdauer und ein großes finanzielles Vorhaben für die Universität. „Ein Leuchtturmprojekt für beide Seiten – TU Berlin und SAP“, weiß der Projektleiter, der selbst zuletzt bei einem mittelständischen IT-Unternehmen Kunden aus dem öffentlichen Dienst bei der Einführung von IT-Software beriet.

Mit SAP werden Verwaltungskosten durch schlanke, durchgängige Prozesse geringer, und die aufwendige, zum Teil kostenintensive Wartung von Altsystemen entfällt größtenteils. Zwei Meilensteine sind bisher erreicht: der Pilotbetrieb im Prüfungsmanagement mit drei Studiengängen Ende 2016 und der Start des ersten Realisierungspakets mit dem neuen Organisationsmanagement, Teilen der Personaladministration und dem Identitätsmanagement zum 1. Januar 2018. Als Nächstes geht im Dezember 2018 die Studierendenverwaltung in Betrieb und zum 1. Januar 2019 alle anderen auf die TU Berlin zugeschnittenen Funktionen rund um die Bereiche Beschaffung, Finanzen, Personal und Berichtswesen.    

www.tu-berlin.de/campusmanagement

Cynthia Galle, "TU intern" 16. Februar 2018

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