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TU Berlin

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Innenansichten

Das neue Betriebssystem der TU Berlin

Meilensteine und Herausforderungen bei der Einführung eines integrierten digitalen Campusmanagements – Name gefunden: das neue Portal heißt „tuPORT“

tuPORT – das ist der neue Name für das Campusmanagement-Portal. Unter 132 Vorschlägen, die beim TU-Sommerfest eingegangen waren, wählte eine Jury tuPORT aus. Kriterien waren unter anderem leichte Sprechbarkeit, eindeutige Schreibweise, Marketingtauglichkeit, Wiedererkennungswert, Internationalität. Der Name ist beim Deutschen Patent- und Markenamt eingetragen. Vorgeschlagen hatten den Namen die Referenten für Studium und Lehre. Julia Schulze und Stefanie Schüler (Foto, v. l.) nahmen beim „Offenen Projektbüro“ die Ehrung sowie einen Büchergutschein entgegen.
Lupe

Zukünftig soll die TU Berlin mit einem umfassenden, einheitlichen Campusmanagementsystem verwaltet werden. Das laufende IT-Projekt, mit dem das bewerkstelligt werden soll, ist komplex und birgt vielfältige Herausforderungen. Partner im Projekt sind die Firma SAP, die ein Hochschulreferenzmodell aus langjähriger Erfahrung mit Software-Einführungen an fast 50 Hochschulen entwickelt hat, und die Firma itelligence, die ihr it.education-Template mitbringt. Ziel ist es, die Verwaltungsabläufe für die gesamte Universität einheitlich zu steuern – und die vielfältigen Insellösungen nicht miteinander verbundener Programme sowie die daraus resultierende doppelte und dreifache Dateneingabe und -pflege der Vergangenheit angehören zu lassen.

Bei den Hochschulverwaltungsprozessen, zusammengefasst im Projekt ERM (Enterprise Resource Management) werden rund 40 Programme und Verfahren, wie LOGA, LinF und Futura AVA, abgelöst. Ab 2018 arbeiten alle Verwaltungsbeschäftigten mit neuen Verfahren. Die Standardisierung von Abrechnungen, Bestellungen und vielen anderen Arbeitsprozessen macht diese sicher und stabil.
Die studierendenbezogenen Verwaltungsprozesse sind im Projekt Student Lifecycle Management (SLM) zusammengefasst. Hier geht es mit dem Implementierungspartner itelligence noch stärker um eine Software-Entwicklung als im Projekt ERM, denn nicht überall bildet die Standardlösung die Anforderungen der TU Berlin ab, wie zum Beispiel in der Studiengangs- und Prüfungsverwaltung. Einzelne Funktionalitäten werden bereits während ihrer Entwicklung als Prototypen von TU-Beschäftigten getestet. So lief bereits im März/April 2016 der erste Prototyp zum Prüfungsmanagement Probe, sowie im August Grundfunktionen der Studierendenverwaltung. Für November wird ein Prototyp im Gebührenmanagement getestet. Programmierfehler werden auf diese Weise früh erkannt und behoben, was je nach Aufwand den Zeitplan beeinflussen kann.
Das Projekt ERM folgt dagegen der von SAP entwickelten Methode ASAP (AcceleratedSAP), nach der die neue Software in fünf Phasen eingeführt wird: Initialisierung, Konzeption (erster Teil bis November 2016, zweiter Teil bis März 2017), Realisierung (November 2016 bis Oktober 2017), Produktivvorbereitung und Go-Live (Januar 2018). Jede Phase hat vorab festgelegte Start- und Endpunkte sowie eindeutig definierte Ergebnisse.

Für jedes ERM-Modul wurden von der SAP gemeinsam mit der TU Berlin rund 150 Seiten starke Fachkonzepte erarbeitet, geprüft und wieder von TU-Seite abgenommen. Die Software wird darauf aufbauend angepasst und schließlich, ab März 2017, von TU-Beschäftigten aus möglichst vielen unterschiedlichen Bereichen getestet.

Begleitet wird dieser umfassende organisatorische Wandel durch ein Change Management, das nach innen und außen informiert, Projektbeteiligte ins Gespräch bringt, die verschiedenen Erwartungen sammelt, bei Missverständnissen vermittelt, offen kommuniziert und insgesamt als zentraler Ansprechpartner fungiert. Ziel für alle ist: eine stabile, arbeitserleichternde und standardisierte Plattform für die TU Berlin. Denn das Campusmanagement ist viel mehr als nur eine Software. Es ist das neue Betriebssystem der TU Berlin.

Cynthia Galle, "TU intern" Oktober 2016

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