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TU Berlin

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Innenansichten

Verwaltung setzt „TU 2020“ um

Montag, 19. November 2012

Die TU Berlin plant die Einführung eines integrierten Ressourcenmanagements

Eine Vielzahl von Verwaltungsprozessen soll in ein einheitliches System integriert werden
Lupe

Erst kürzlich konnte die TU Berlin den viertbesten Platz bundesweit bei der Einwerbung von Drittmitteln vermelden. Doch gute Leistungen stellen auch höhere Anforderungen an die Verwaltung: mehr Einstellungsverfahren für Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, mehr Dienstreisen, höherer Raumbedarf für Labore, Veranstaltungen und vieles mehr. Dem muss sich die Verwaltung mit gleichbleibender Stellenanzahl durch Optimierung anpassen.

„Die technische Unterstützung der Arbeit in der Verwaltung ist an der TU Berlin zwar bereits weit fortgeschritten, derzeit zeigt sich aber in den verschiedenen Bereichen eine bunte Landschaft von IT-Systemen“, sagt Prof. Dr. Ulrike Gutheil, Kanzlerin der TU Berlin. „Wir benötigen ein integriertes, übersichtliches System, das eine Vielzahl der Verwaltungsprozesse unterstützt, den Datenaustausch zwischen den verschiedenen Verwaltungsbereichen und vor allem zwischen den Fakultäten und der ZUV erleichtert sowie auch kompatibel ist mit den Abläufen im Bereich Studierendenservice.“ Die Kanzlerin leitet das Projekt „Enterprise Resource Management“ (ERM) zur Einführung eines integrierten Ressourcenmanagements an der TU Berlin. Es ist Bestandteil des zentralen Projekts „Campus-Management“, wie es das 2011 von TU-Präsident Prof. Dr.-Ing. Jörg Steinbach vorgestellte Strategiepapier „TU 2020“ vorsieht. Der zweite Teil (Student Lifecycle Management – SLM) beschäftigt sich mit der Zusammenfassung aller elektronischen Prozesse des Studienbetriebs (TU intern 7/12).

„ERM“ hat das Ziel, die an der Universität vorhandenen Ressourcen möglichst effektiv im Sinne aller Nutzerinnen und Nutzer einzusetzen. Dafür werden zunächst die in Frage kommenden Arbeitsabläufe betrachtet, zum Beispiel in den Bereichen Finanzen, Personal, Forschungsverwaltung sowie Gebäude- und Flächenmanagement. Anschließend werden Optimierungsmöglichkeiten eruiert. „Wir streben klare und transparente Prozesse mit hoher Serviceorientierung und hoher Effizienz an“, so Ulrike Gutheil. Insbesondere stünden dabei der effektive Einsatz von Personalressourcen sowie eine bessere IT-Unterstützung im Fokus: Wo können Arbeitsschritte parallel ablaufen, beispielsweise in Einstellungsverfahren, sodass Prozesse schneller werden? Wo kann Papier durch den Einsatz von IT ersetzt werden, der per Hauspost weitergeleitete Vorgang durch Online-Einsichtnahme? Beteiligt sind an diesem umfassenden Projekt viele Bereiche, um die Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer abzubilden und ihnen in der Umsetzung gerecht zu werden: Fakultäten, Verwaltung, IT-Verantwortliche, Personalrat und die Datenschutzbeauftragte.

„In der Vorbereitung haben wir uns mit verschiedenen Hochschulen ausgetauscht, es wurde ein Konzept entwickelt, der Markt der IT-Anbieter sondiert sowie Kontakt zu externen Beratern aufgenommen. „Derzeit befinden wir uns in der Phase der Feinplanung“, so Kanzlerin Gutheil. Nach Zustimmung von Präsidium und Lenkungskreis sind der Beginn der Prozessoptimierung sowie die Software-Auswahl für das Jahr 2013 angestrebt, ab 2014 dann die modulweise Einführung der Software.

Patricia Pätzold / Quelle: Hochschulzeitung "TU intern", 11/2012

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