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TU Berlin

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Innenansichten

Feuertaufe für die Immatrikulation

Montag, 19. April 2010

Umstrukturierung: Verwaltung bildet das System der gestuften Studiengänge ab

Horst Henrici
Lupe

Als erste Universität bundesweit hat die TU Berlin die Verwaltungsstruktur rund um Zulassung und Immatrikulation konsequent der Bologna-Reform angepasst. Am Ende soll eine schnelle und reibungslose Immatrikulation stehen. Der Leiter der Abteilung I Studierendenservice, Dr. Horst Henrici, erklärt, was sich verändert hat.

Herr Henrici, wie war die Ausgangslage bei der Zulassung?

Bislang wurde zwischen zwei Bewerbergruppen unterschieden: Deutschen und Ausländern. Die Zuständigkeiten wurden zunehmend unübersichtlicher. Mit der Internationalisierung und den gestuften Bachelor- und Masterstudiengängen wurde die Bewerberlage komplizierter und nach außen intransparenter. In welche Gruppe gehört der Australier, der in München bereits seinen Bachelor gemacht hat, und was ist mit dem Deutschen, der mit einem Bachelor aus Schweden kommt? Wir fragten uns: Warum bilden wir die neue Struktur nicht auch administrativ ab? Ob jemand einen Bachelor- oder einen Masterstudiengang studieren möchte, weiß jeder. Außerdem waren die Arbeitsgruppen jeweils bestimmten Studienfächern zugeordnet, so dass es, je nach Beliebtheitsgrad des Faches, Gruppen gab, die überlastet waren.

Wie sieht nun die Spiegelung der gestuften Studienstruktur in der Verwaltung aus?

Horst Henrici
Lupe

Um die Abläufe auch für die Studierenden transparenter zu gestalten und ein Zulassungsverfahren "aus einem Guss" einzurichten, bearbeiten die Teams die Anträge nicht mehr nach Nationalität und Studienfach, sondern nach gewünschtem Abschluss. Ein Team bearbeitet die Masteranträge, zwei Teams sind für die Bacheloranträge zuständig. Jeder macht heute im Prinzip alles. Internationale und nationale Kompetenz ist nunmehr in jedem der Teams vertreten. Diese Arbeitsteilung ist viel effektiver.

Die Zulassung litt aber auch unter dem riesigen Bewerberandrang, der durch die Abschaffung der ZVS zustande kam …

Wegen der fehlenden Zentralvergabe kam es in den letzten Jahren zu großen Abständen zwischen Zusagen, Annahmeerklärungen und der Immatrikulation. Das sogenannte "Bewerberhopping", also die Mehrfachbewerbungen mit verzögerten Absagen vieler Studienbewerber, hatte zur Folge, dass sich die Nachrückverfahren teilweise weit in das Semester hinein zogen. Wir hatten bis zu 60 Prozent mehr Bewerbungen als sonst, aber nicht mehr Personal. Es handelte sich ja keineswegs um einen Bewerberrekord, sondern nur um einen Bewerbungsrekord. Alle – auch die anderen Universitäten – arbeiteten sehr viel für den Papierkorb, da jeder Bewerber ja nur einmal studieren kann, auch wenn er sechs Zusagen erhalten hat.

Hat die neue Struktur auch darauf positive Auswirkungen?

Horst Henrici
Lupe

Ja, denn auf die Situation haben wir mit einem ganzen Maßnahmenpaket reagiert. Unter anderem traten wir der „Hamburger Initiative“ bei, einer Gruppe von Hochschulen, die sich auf bestimmte Termine zum Versand der Zulassungen einigte, so dass hier schon gestrafft wurde. Das Zulassungsverfahren ist jetzt viel schlanker, da wir die Bewerbungen für Bachelorstudiengänge online abwickeln und die umfangreichen Bewerbungsunterlagen erst zur Immatrikulation verlangen. Das ist auch für die Bewerber günstiger.
Weitere Unterstützung werden wir ab dem kommenden Wintersemester dadurch erfahren, dass der Verein "uni-assist e. V.", der sich bisher nur um internationale Studienbewerber gekümmert hat, die Bewerbungen zum Masterstudium vorprüft und das nun auch für deutsche Bewerber übernimmt. Die Einrichtung unseres Telefonservice-Express als zentrale Bewerberhotline, die seit Sommer 2007 unkompliziert erste Auskünfte geben kann, war eine weitere Maßnahme. Heute ist er nicht mehr wegzudenken. Ich bin sehr glücklich darüber, dass er, nach einer positiven Evaluation, nun institutionalisiert werden konnte. Außerdem haben wir neu eine Schulkoordinatorin, die Kontakte zu Schulen hält und auf dieser Seite das Feld bestellt.
Insgesamt rechne ich damit, dass wir die Bewerberflut wesentlich besser managen können, selbst wenn die Masterbewerbungen sicher noch deutlich steigen werden. Zum ersten Mal aber können wir selbst agieren und müssen nicht mehr nur reagieren.

Wie haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter reagiert?

Auch da haben wir Neues ausprobiert. Wir haben die ganze Umstrukturierung als Teamentwicklungsprozess gestaltet, der sogar extern moderiert war. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hatten einen maximalen eigenen Gestaltungsspielraum, wir haben nur Rahmenbedingungen vorgegeben, zum Beispiel, wie groß die Teams sein sollen, dass es eine Geschlechterverteilung geben und in jeder Gruppe internationale Kompetenz vorhanden sein soll. So konnte sich jede Mitarbeiterin nach Qualifikation und Talenten selbst finden und zuordnen. Das hat super geklappt.

Wie sieht die nächste Zukunft aus?

Die IT ist das Rückgrat der Abteilung. Nun ist der Bereich Zulassung und Immatrikulation ein weitgehend papierloses Büro. Die Prüfungsverwaltung ist dagegen noch weitgehend aktenbasiert. Der nächste Schritt ist also, hier durch eine zeitgemäße EDV die Koordination und die Effizienz für die Prüfungsverfahren zu steigern. Inzwischen blicken wir alle zuversichtlich dem kommenden Bewerbungszyklus entgegen. Insbesondere das Wintersemester 2010/2011 wird für uns die Feuertaufe.

Vielen Dank!

Das Gespräch führte Patricia Pätzold / Quelle: "TU intern", 4/2010

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