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TU Berlin

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Neues Profil: Die TU Berlin 2000 – 2010

Vertrauen und langer Atem

Montag, 22. Februar 2010

Die TU Berlin auf dem Weg zu einer modernen Verwaltung

Von Ulrike Gutheil

Einer von vielen Meilensteinen der serviceorientierten Verwaltung: Ende 2007 wurde das Campus Center als zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund ums Studium eröffnet
Lupe

Im vergangenen Jahrzehnt hat sich die Verwaltung der TU Berlin grundlegend verändert. Neue Services, eine neue Mentalität, die Modernisierung der Dienste, die Einbindung dezentraler Einheiten und letztlich die Reaktion auf veränderte Prozesse prägten diesen Wandlungsprozess. Exemplarisch möchte ich auf drei Felder eingehen, die für diesen Weg stehen. Mit Inkrafttreten der neuen Grundordnung im Jahr 2006 und der Personalbudgetierung ein Jahr später wurde den dezentralen Einheiten wesentlich mehr Eigenverantwortung übertragen. Um diese neuen Planungs- und Steuerungsaufgaben möglichst optimal wahrnehmen zu können, bedurfte es eines Management-Informationssystems.

Intensive Zusammenarbeit mit tubIT

Nach nur einem Jahr Vorbereitung durch eine abteilungsübergreifende Projektgruppe unter der Leitung von der Stabsstelle Projekt- und Datenmanagement (PDM) und der Abteilung III Finanzen wurden die technischen Grundlagen für SuperX geschaffen. Damit werden Berichte über Finanzen, Kostenrechnung, Personal/Stellen sowie Studierende/Prüfungen online bereitgestellt. In individuell programmierten Berichten können zusätzlich Informationen zu den Berufungsmitteln eines Fachgebiets, den Flächendaten und bald auch zum Inventar geliefert werden. SuperX war die erste große Anwendung, die über das TU-Portal im Internet lief. Um dies erstmalig so umzusetzen, war eine intensive Zusammenarbeit mit dem Servicecenter tubIT nötig. Wenn innerhalb eines Jahres der Echtbetrieb aufgenommen werden konnte, wird deutlich, wie erfolgreich die Zusammenarbeit war. Insgesamt wurden bisher weit über 400 Personen in über 50 Veranstaltungen geschult, die der Bereich II Weiterbildung koordinierte. Ohne diese entlastende Unterstützung wäre die Einführung von SuperX nicht zu einer Erfolgsstory geworden. Heute ist SuperX unser zentrales Management-Informationssystem, das ständig weiterentwickelt wird.

Nahezu zeitgleich fanden Überlegungen zu einer Personalbudgetierung der Fakultäten statt. Das war der Weg hin zu einer konsequenten dezentralen Fach- und Ressourcenverwaltung. Die Vorteile liegen klar auf der Hand. Einerseits Entlastung der Leitung vom Alltagsgeschäft und dadurch Stärkung für strategische Aufgaben und andererseits größere Handlungsmöglichkeiten im Ressourceneinsatz für die Fakultäten und in der Folge ein effizienterer Mitteleinsatz. Insgesamt werden jetzt rund 1500 Stellen und die Tutorenmittel budgetiert – ein Betrag von rund 85,9 Millionen Euro.

Services zentral gebündelt

Auch im Bereich der Studierendenbetreuung sind wir große Schritte vorangekommen. Mit dem neuen Campus Center im Hauptgebäude haben wir alle Services an zentraler Stelle gebündelt. Uns war es wichtig, damit die Wertschätzung gegenüber den Studierenden als Kunden sowie den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als Dienstleister organisatorisch und baulich zu verdeutlichen.

Ursprünglich waren die administrativen Bereiche der klassischen Kernverwaltung in Studienangelegenheiten, also die Zulassungs-, Studierenden- und die Prüfungsverwaltung, im sogenannten "Schalterdienst" tätig. Damit standen die persönliche Sprechstunde sowie ergänzend die schriftliche Korrespondenz im Vordergrund. Insbesondere das neue gestufte Bachelor-und-Master-System vervielfachte das Aufkommen massiv. Trotz gleichbleibender Studierendenzahlen machte die Reform deutlich, verbunden mit der Einführung eines flächendeckenden Numerus clausus, dass sie nicht nur auf fachlich-inhaltliche Aspekte des Curriculums wirkte, sondern genauso auf die administrativen Prozesse. Im Campus Center werden nun alle Adressaten – von der Schülerin über die Studentin bis hin zum Absolventen – angesprochen und so deren Wege kurz gehalten. Schließlich wurden auch die Öffnungszeiten deutlich ausgeweitet. Flankiert wird das Angebot durch einen neu gestalteten Webauftritt sowie den Telefonservice-Express und den E-Mail-Service. So können Studierende den Bereich 37 Stunden pro Woche telefonisch erreichen, und auch E-Mails werden in der Regel innerhalb von 48 Stunden beantwortet. Insgesamt wurden bis August 2009 rund 121 000 Anrufe und 170 000 E-Mails beantwortet. Die Anruferzahl pro Monat schwankt zwischen 477 Anrufen im Januar 2009 und 9761 Anrufen im August 2009.
Mit der Eröffnung des Campus Center, einer starken Zunahme der Bewerbungsverfahren um rund 60 Prozent von 2006 bis 2009 auf zirka 18 000 Bewerbungen bei etwa 4 300 Studienplätzen, der Ablösung der herkömmlichen Studiengänge und des damit einhergehenden Zuwachses an Zulassungsverfahren wurde schnell klar, dass die Geschäftsprozesse für Zulassung und Immatrikulation angepasst werden müssen. Die Zulassungsverfahren wurden zum Wintersemester 2009/10 verschlankt, das Prüfaufkommen auf die quantitativ geringeren Immatrikulationsverfahren verlagert und die Personalkapazität verstärkt. Nunmehr ist seit Beginn des Jahres 2010 die gestufte Studienstruktur von Bachelor und Master auch administrativ abgebildet – damit gehören wir bundesweit zu den ersten Universitäten.

Ein weiterer wichtiger Meilenstein war die Gründung der neuen Abteilung Forschung im Mai 2008. Sie soll die Fachgebiete bei ihrer verstärkten erfolgreichen Einwerbung von Drittmitteln administrativ unterstützen. Durch verschiedene gebündelte Dienstleistungen wie die individuelle Beratung, die Unterstützung bei der Vertragsgestaltung oder die Abrechnung der Drittmittel bietet sie einen ganzheitlichen Service – und damit einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil für unsere Forschenden. Weitere wichtige Arbeitsbereiche sind die Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses und als Ergebnis die Gründung des Nachwuchsbüros im Jahr 2009. Es fungiert als „One-Stop-Agency“. Wir setzen auf eine Vernetzung der bestehenden Promotionsprogramme und Graduiertenkollegs, die unter einem gemeinsamen Dach agieren.

Erfolgreicher Gründungsservice

Eine dritte bedeutende Säule der Forschungsabteilung ist schließlich der Bereich "Transfer". Hervorzuheben ist hier der Gründungsservice, der maßgeblich durch die erfolgreiche Einwerbung von Drittmitteln aufgebaut wurde. Dadurch konnten in der Verwaltung breite Kompetenzen im Bereich Entrepreneurship etabliert werden, mit denen innovative technologieorientierte Spin-offs der TU Berlin in jeder Phase ihrer Gründung gefördert und unterstützt werden. Die Erfolge zeigen sich nicht nur in der Gründungswerkstatt, sondern auch in dem Vorhaben, ein Zentrum für Entrepreneurship an der TU Berlin zu etablieren.

All diese gravierenden Änderungen und Neuerungen wären ohne das große Engagement unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht umsetzbar gewesen. Sie tragen den Wandel, und dafür gebührt ihnen allen ein großer Dank. Eine Verwaltung muss sich heute mehr denn je entfalten und verändern können. Dies braucht Vertrauen und langen Atem. Dieses Vertrauen hat uns der Präsident sehr offen entgegengebracht. Es ist beeindruckend, wie kooperativ sich Herr Professor Kutzler an die Aufgabenteilung gehalten und damit die Entfaltungsmöglichkeiten geschaffen hat.

Dr. Ulrike Gutheil ist Kanzlerin der TU Berlin. / Quelle: "TU intern", 2/2010

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