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TU Berlin

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Innenansichten

"Die neue IT läuft stabil, ist jederzeit und von überall verfügbar"

Montag, 09. Februar 2009

Wie das Servicecenter tubIT eine moderne Informations- und Kommunikationstechnik an der TU Berlin aufgebaut hat - bisher 40000 Nutzer

Informatikprofessor Odej Kao
Informatikprofessor Odej Kao, hier im PC-Saal, hat mit seinem Team die TU-Kommunikationstechnologie von Grund auf modernisiert
Lupe

Im Jahr 2004 ließ die TU Berlin ein Gutachten über den Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnik sowie internetbasierter Medien in Lehre, Forschung und Verwaltung erstellen. Die Gutachter legten damit Empfehlungen vor, wie Verwaltungsvorgänge und moderne Lehre (zum Beispiel Forschungsverwaltung, Berichtswesen, Immatrikulations- und Prüfungsangelegenheiten, Personalverwaltung, Online-Lehre) effizienter zu gestalten seien und welche Infrastruktur dafür notwendig sei. Mit Prof. Dr. Odej Kao konnte im September 2006 für das Projekt, das bei der TU-Kanzlerin Dr. Ulrike Gutheil angesiedelt ist, ein kompetenter Leiter für ein aufzubauendes IT-Zentrum gewonnen werden, dessen Aufgabe es in den folgenden Jahren sein würde, die bestehenden Systeme im Hinblick auf Benutzerfreundlichkeit, Kapazitäten, Ausfallsicherheit, Effizienz und automatisierte Wartung und Pflege vollständig umzubauen und zu erneuern.

Professor Kao, wie sieht die IT-Infrastruktur der TU Berlin heute aus?

Unsere IT-Infrastruktur kommt heute dem aktuellen universitären und kommerziellen Standard nahe. Mit dem TU-Portal bietet sie zudem ein Highlight, das es in dieser Form nur selten gibt. Unsere 40000 Nutzer bekommen heute bereits bei Immatrikulation oder Einstellung den Zugang zu allen IT-Diensten. Diese können online aktiviert werden, ohne zeitraubende Anträge oder Warteschlangen. Mit einem einzigen Passwort bekommen sie Zugang zu E-Mail, zum Funknetzwerk, zu Studierenden- und Verwaltungsanwendungen, zu den PC-Sälen und anderen Anwendungen und Systemen für die tägliche Arbeit an der TU Berlin. Routinevorgänge sollen so möglichst automatisiert werden, die Dienste sollen jederzeit und überall mit minimalem Aufwand verwendet werden können. Zum Beispiel die Software- und Hardwarebeschaffung: Früher waren Recherche, mehrere Angebote und die komplette Abwicklung durch die Nutzer notwendig, heute kann man Standardprodukte bequem im Hardware- und Softwareportal einkaufen und sogar direkt abholen oder herunterladen. Parallel dazu bauen wir die IT-Angebote weiter aus: campusweite Netzabdeckung, SPAM-Abwehr, Datensicherung und weltweiter Datenzugang, eigene Homepage, gemeinsamer Kalender et cetera.

Warum ist die lokale Betreuung ein Problem?

Die TU Berlin musste sowohl bei den Sicherheitsstandards als auch bei der eingesetzten Technologie aufholen. Mit Einführung der zentralen Benutzerverwaltung in Form des tubIT-Nutzerkontos für jeden ist dieser Wandel vollzogen. Wir haben allerdings auch gesehen, dass unsere Nutzerinnen und Nutzer Hilfe bei der Einrichtung von eigenen Anwendungen, aber auch im alltäglichen Arbeiten mit den IT-Diensten benötigen. Diese auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnittene Hilfe sollen lokale Betreuer gewährleisten. In einigen Fakultäten gibt es bereits eine sehr gut organisierte Betreuung, in anderen Einheiten fehlen noch das Personal oder die Absprachen. Im tubIT-Portal pflegen wir eine Liste von Betreuern pro Einrichtung, die uns bekannt sind. Jeder sollte dort einmal seinen oder ihren lokalen Betreuer ermitteln und sich bei IT-Problemen an diese Person wenden.

Welche Vorteile hat das neue System für die Beschäftigten und für die Studierenden?

Die neue IT läuft stabil, ist jederzeit und von überall verfügbar. Die TU-Nutzer können sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren und alle IT-Vorgänge bequem vom eigenen PC aus erledigen. Insbesondere die Studierenden sollen schließlich studieren und nicht in Warteschlangen stehen, um eine Prüfung anzumelden oder die Anschrift zu ändern.

An die Möglichkeiten, die ihnen das neue System bietet, müssen sich die Nutzerinnen und Nutzer sicher erst gewöhnen. Wie hoch schätzen Sie die Ausnutzungsrate ein?

Wir haben schon eine sehr starke Nutzung. Studierende kommen mit Neuerungen naturgemäß sehr schnell zurecht. Sie geben uns sehr wertvolle Hinweise, in welche Richtung wir weiterarbeiten müssen. Bei den Beschäftigten ist noch nicht überall bekannt, welche Dienste verfügbar sind. Ein Beispiel sind die Gehaltsbescheide, die von der Personalabteilung - wie beim Online-Banking - in der Portalanwendung LogaHCM monatlich zur Verfügung gestellt werden. Man kann außerdem virtuelle Server beantragen, Wikis, Blogs, Gästeaccounts für den Zugang zum Funknetz einrichten oder die Raumnummer ändern. Das neue TU-Portal ist für all diese Dienste jetzt die zentrale Anlaufstelle.

Ein wichtiges Projekt war auch der Aufbau einer Corporate Identity über die universitätsweite Nutzung einer gemeinsamen Web-Oberfläche, Typo3. Wie ist die bisherige Resonanz bei der Umstellung?

Das ist ein tolles Projekt mit großer Resonanz. Es basiert auf einer sehr guten Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Stellen in der TU Berlin. Wir haben mittlerweile über 264 Auftritte mit 27 000 Seiten und 90 000 Seiteninhalten angelegt und verwalten diese. Über 1500 Redakteure haben Zugang zum System und kümmern sich um die Webpräsenz der eigenen Einrichtung.

Welches sind die wichtigsten Baustellen für die nahe Zukunft?

Wir haben die im Gutachten aufgezeigten Lücken geschlossen. Aktuell führen wir noch "Exchange" mit gemeinsamem Kalender für alle Beschäftigten ein und integrieren noch einige wenige Anwendungen. Die elektronische Prüfungsverwaltung QISPOS, ein Kernprojekt, wird derzeit flächendeckend angeboten. 2009 wollen wir vor allem die bereits aufgebauten Dienste stabilisieren, das Netzwerk erneuern und die Kooperation mit den dezentralen Bereichen ausbauen. Da die IT naturgemäß von ständigem Wandel geprägt ist, sind wir immer offen für Ideen und Verbesserungen. Wir informieren über unsere Aktivitäten regelmäßig über die tubIT-Homepage und Flyer wie tubIT aktuell sowie in Vorträgen und beim Stammtisch. Hier kann jeder Nutzer nicht nur neue Impulse für die eigene Arbeit erhalten, sondern auch Infos und Hilfestellungen finden.

Vielen Dank!

Das Gespräch führte Patricia Pätzold / Quelle: "TU intern", 2/2009

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