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Forschung

Von Stammdaten, Meldepflicht und Workflow

Freitag, 11. Oktober 2013

Die elektronische Projektanzeige „ePA“ soll Forschung und Verwaltung entlasten

Ab sofort können Drittmittelprojekte elektronisch angezeigt werden. Mit der neuen elektronischen Projektanzeige („ePA“) wurde der Umfang der Projektanzeige verschlankt und der Prozessablauf grundlegend überarbeitet. Rund ein Jahr dauerte die Konzeption und technische Umsetzung der „ePA“. Das Projekt war vor Jahresfrist vom TU-Vizepräsidenten für Forschung, Prof. Dr.-Ing. Paul Uwe Thamsen, gestartet worden. In der Vergangenheit war vielfach Kritik an dem umfangreichen Papierformular und dem immer gleichen Zeichnungsweg geäußert worden. Viele Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler empfanden die Anzeige von Drittmittelprojekten als aufwendige und lästige Pflicht. Dieser Kritik möchte die Forschungsabteilung mit der Einführung der „ePA“ konstruktiv begegnen.

Mit der Einführung eines elektronischen Workflows verfolgt die Abteilung Forschung nun gleichzeitig mehrere Ziele: Eine neue Regelung bei der Anzeige von Drittmittelprojekten vereinfacht den Zeichnungsweg für eine Reihe von Projekten. Der elektronische Zeichnungsweg und die elektronische Weiterleitung beschleunigen den Prozess wesentlich. Darüber hinaus vereinfacht das neue Webformular die Dateneingabe für Projektleiterinnen und -leiter, da es unter anderem Eingabeunterstützungen, zum Beispiel für die Angabe von Stammdaten, enthält. Und last but not least,hat sich die Projektanzeige nicht nur im Umfang signifikant verschlankt, sondern die Projektleiterinnen und -leiter können die in der „ePA“ gestellten Projektanzeigen jederzeit einsehen und den aktuellen Bearbeitungsstand prüfen.

Zur Verschlankung des gesamten Vorgangs trägt wesentlich bei, dass der elektronische Anzeigeweg Doppelarbeiten reduziert. So entfällt beispielsweise die doppelte Aufnahme von Forschungsdaten. Bislang war es notwendig, dass die Projektleiterinnen oder -leiter das Papierformular manuell ausfüllten. Anschließend wurden Formulardaten manuell in die Datenbank der Forschungsabteilung eingegeben. „ePA“ übernimmt nun automatisch alle Daten in die Datenbank, womit sowohl die Datenqualität steigen wird als auch eine Entlastung der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter der Forschungsabteilung eintritt.

Die technische Entwicklung und Programmierung des ehrgeizigen Projekts lag in den Händen eines Teams von „innoCampus“ unter der Leitung von Michael Jeschke. „tubIT“ stellte die sichere technische Infrastruktur sowie die Anbindung an verschiedene datenführende Systeme schnell und unbürokratisch zur Verfügung. Das IT-Service-Center wird die neue Web-Anwendung zukünftig dauerhaft für die Forschungsabteilung betreuen.

Alle Forschenden der TU Berlin sind nun gebeten, ab sofort Gebrauch von „ePA“ zu machen. Da es sich zunächst um eine Beta-Version handelt, in der noch Anpassungen erfolgen werden, sind Hinweise auf mögliche Fehlfunktionen sowie Kritik, Verbesserungsvorschläge oder Kommentare willkommen.

Für eine Übergangszeit wird die Papierversion neben der elektronischen Projektanzeige noch bereitstehen, in der allerdings ebenfalls die neue Regelung zur Anzeige von Drittmittelprojekten zum Tragen kommt. Das neue Formular steht auf der Internetseite der Forschungsabteilung zur Verfügung.

Abteilung V Forschung, „ePA“-Projektleiterin

T 030/314-2 95 76

https://epa.zuv.tu-berlin.de

Dagmar Otto / Quelle: Hochschulzeitung "TU intern", 10/2013

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