TU Berlin

Office of Communication, Events and AlumniEventmanagement

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Eventmanagement

Veranstaltung im Lichthof
Lupe

+++ Aktuelles +++

Wissenschaftliche Veranstaltungen wieder möglich!

Seit dem 19. Oktober 2020 und bis auf Weiteres gilt an der TU Berlin ein Stufenplan. Alle Informationen finden Sie unter https://www.tu.berlin/themen/coronavirus. Bis auf Weiteres ist die Durchführung von kleineren wissenschaftlichen Veranstaltungen in ausgewählten Hörsälen und Tagungsräumen mit entsprechender Lüftung wieder möglich. Sollten es die Räumlichkeiten und die Hygieneregeln erlauben, sind in Stufe 1 bis max. 40 Teilnehmer*innen erlaubt und in Stufe 2 bis max. 10 Teilnehmer*innen. Bei allen Veranstaltungen muss der wissenschaftliche Bezug und/oder der Bezug zu einem Forschungsvorhaben im Mittelpunkt stehen. Es sind auch externe Gäste erlaubt. Wünschenswert ist jedoch auch eine digitale Teilhabe zu ermöglichen, um Kontakt und Reisetätigkeiten zu minimieren bzw. zu vermeiden.

Für die Veranstaltungen sind folgende Vorgaben zu beachten:

  1. die Einhaltung der allgemeinen Schutz- und Hygienevorschriften der TU Berlin,
  2. Veranstaltungen dürfen nicht länger als einen halben Tag (max. 4 Stunden inkl. Desinfektion vor und nach der Veranstaltung) dauern,
  3. es ist in den Gebäuden der TU Berlin und auch während der Veranstaltung ein Mund-Nasen-Schutz zu tragen, der dauerhaft Mund und Nase bedeckt,
  4. es sind nur Vorträge oder Workshop-Formate gestattet,
  5. Garderobe, Informationsstände, Ausgabe von Materialien o.Ä. sind nicht gestattet,
  6. Catering ist nicht gestattet,
  7. Flächen (außer der Lichthof) dürfen nicht genutzt werden,
  8. eine Registrierung/Anwesenheitsdokumentation der Teilnehmer*innen gem. der Coronaverordnung des Landes Berlin in der jeweils gültigen Fassung ist, nach Möglichkeit digital,  durchzuführen unter Einhaltung datenschutzrechtlicher Standards bspw. in verschlossenen Umschlägen vier Wochen aufzubewahren,
  9. eine dauerhafte Ansammlung von größeren Gruppen ist strikt zu vermeiden,
  10. der Anmeldung muss ein Hygienekonzept beigelegt sein, aus dem erkennbar ist, dass die Hygieneregeln der TU Berlin eingehalten werden,
  11. interne Veranstaltungsbedarfe aus den Fachgebieten werden bei der Buchung der Eventräume bevorzugt.

Die Regelung steht unter Vorbehalt und wird an die Pandemieentwicklung angepasst. Grundsätzlich haben bei der Raumplanung für die TU Berlin Studium/Lehre sowie Prüfungen Vorrang.

Verfügbare Räume

Für den eingeschränkten Veranstaltungsbetrieb ab 1. Oktober 2020 stehen grundsätzlich nur folgende Räume zur Verfügung:

Hörsäle

  • H 0104
  • H 0105
  • HE 101
  • MA 001

Tagungsräume

  • H 2035
  • H 2036
  • H 2037
  • H 3005

Eine Übersicht der Kapazitäten der einzelnen Räume finden Sie rechts unter Download.

Zeitfenster für Veranstaltungen

Für unsere Tagungsräume werden pro Tag zwei Zeitfenster vergeben:

  1. 08:00 Uhr bis 12:00 Uhr
  2. 13:00 Uhr bis 17:00 Uhr

Die Verfügbarkeit der Hörsäle richtet sich nach der Lehrveranstaltungs- und Klausurplanung.

Anmeldefristen

Veranstaltungen müssen per Formular "Veranstaltungsanfrage" zusammen mit einem Hygienekonzept angemeldet werden. Es gelten folgende Fristen:

Standardbestuhlungsvarianten (s.u.)
min. 3 Wochen vor Veranstaltungsbeginn.

Individuelle Stellpläne
min. 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn.

Bestuhlungsvarianten

Alle Tagungsräume werden grundsätzlich in vier Bestuhlungsvarianten angeboten:

  1. Rechteck/Block
  2. Parlamentarisch
  3. U-Form
  4. Kino/Stuhlreihen

Die Angabe der gewünschten Bestuhlungsform machen Sie auf Ihrer Veranstaltungsanfrage.

Individuelle Stellpläne können aufgrund der geltenden Hygiene- und Schutzvorschriften nur in Ausnahmefällen erstellt und genehmigt werden. Die Möblierungsplanung muss in diesen Fällen min. 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn abgeschlossen sein.

Verfahren bei der Anmeldung von Veranstaltungen

Veranstaltungen müssen über das Team Eventmanagement mittels Veranstaltungsanfrage unter Beachtung der oben genannten Fristen angemeldet werden.

Der Anmeldung muss ein Hygienekonzept beigelegt sein, aus dem erkennbar ist, dass die Hygieneregeln der TU Berlin eingehalten werden. TU-Mitglieder können sich gern durch die Stabsstelle Sicherheitstechnische Dienste und Umweltschutz und den Betriebsärztlicher Dienst der TU Berlin beraten lassen.

Die vollständig ausgefüllte Veranstaltungsanfrage zusammen mit dem Hygienekonzept sind per E-Mail (auf dem Formular zu finden) an das Team Eventmanagement zu senden. Sofern als Absender*in eine dienstliche E-Mail-Adresse verwendet wird, sind eine händische Unterschrift bzw. ein Stempel nicht notwendig.

Besichtigungstermine vor Ort können mit den Mitarbeiter*innen des Teams Eventmanagement vereinbart werden.

Sobald die Räume bestätigt und gebucht sind und ggf. ein Mietvertrag erstellt wurde, wird die Veranstaltung zur weiteren Bearbeitung an die Kolleg*innen der Möblierungsplanung und -genehmigung und an unseren Servicepartnerin, die TUBS GmbH übergeben. Jede Veranstaltung erhält einen Möblierungs- bzw. Stellplan. Individuelle Pläne werden zusammen mit der Möblierungsplanung und -genehmigung erstellt und direkt mit Ihnen abgestimmt.

Erstkontakt Veranstaltungsplanung

Herr Rudolph (Teamleitung)
Frau Michenfelder
Herr Wernick
Frau Wistuba

E-Mail: event@tu-berlin.de
Telefon: Kontaktliste

Möblierungsplanung und -genehmigung

Frau David
Frau Margetic-Frajman

E-Mail: moeblierungsplanung@tu-berlin.de
Telefon: Kontaktliste

TUBS GmbH

Herr Stülz (Teamleitung)
Frau Brosig
Frau Kühn (in Elternzeit)
Frau Schardin

E-Mail: tub-events@tubs.de
Telefon: +49 30 447202-60

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