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TU Berlin

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Eventmanagement

Veranstaltung im Lichthof
Lupe

+++ Aktuelles +++

Folgende verbindliche Vorgaben gelten ab 01.10.2021 für wissenschaftliche Veranstaltungen und Events, die über das Team Eventmanagement (PR-E) angemeldet werden. Regelungen für Lehrveranstaltungen, Praxisformate, etc. entnehmen Sie bitte dem Coronaportal.

Die folgenden Vorgaben gelten in Verbindung mit den Hygieneregeln und Regelungen des Stufenplans der TU Berlin. Für Sachverhalte, die im Folgenden nicht konkret geregelt sind, gelten die allgemeinen Vorgaben der Hochschule.

 

Zulässige Teilnehmendenzahl

Wissenschaftliche Veranstaltungen und Events mit externen Personen können unter gleichen Bedingungen wie Lehrveranstaltungen (3G-Regel, Mindestabstände, Maskentragepflicht, Dokumentationspflicht) stattfinden. Die maximale Zahl der Teilnehmer*innen in Präsenz bemisst sich nach der Corona-Kapazität des Raumes, in dem die Veranstaltung stattfindet. Veranstaltungen, die sich über mehrere Räume erstrecken, sind derzeit nicht zulässig.

 

3G-Prinzip und Anwesenheitsdokumentation

An wissenschaftlichen Veranstaltungen und Events dürfen nur Personen teilnehmen, die negativ getestet, vollständig geimpft oder genesen sind. Die Einhaltung dieser Vorgabe ist durch die/den Veranstalter*in zu kontrollieren.

Veranstalter*innen haben die Anwesenheit gem. § 4 SARS-CoV-2-Infektionsschutzmaßnahmenverordnung des Landes Berlin zu dokumentieren und bei Bedarf den zuständigen Behörden zugänglich zu machen. Es steht den Veranstalter*innen frei, hierfür eine digitale oder physische Lösung zu nutzen. In jedem Fall sind die Vorgaben zum Datenschutz zu beachten.

Im Falle des Auftretens eines oder mehrerer Coronafälle im Zusammenhang mit an der TU Berlin durchgeführten Veranstaltungen ist umgehend das Team Eventmanagement zu informieren.

 

Maskenpflicht

Es besteht auch bei Einhaltung des Mindestabstands im Sitzen oder Stehen und am Platz die Pflicht zum Tragen einer medizinischen Gesichtsmaske oder einer Maske mit höherer Schutzwirkung (FFP2).

 

Catering

Eine Verpflegung der Teilnehmenden kann durch sogenannte „Boxen“ (individuell abgepackte Mahlzeiten) und Getränkeflaschen mit Schraubverschluss zur Individualnutzung sichergestellt werden. Hierbei ist verbindlich auf Nachhaltigkeit zu achten, und insbesondere Kunststoffabfälle sind auf ein Minimum zu reduzieren bzw. gänzlich zu vermeiden. Durch die Teilnehmenden selbst mitgebrachte Speisen und Getränke dürfen verzehrt werden.

Die Teilnehmenden sollten zum Verzehr an ihre Plätze zurückkehren. Beim Einsatz von Stehtischen sind max. 2 Personen pro Stehtisch vorzusehen. Die Maske kann während des Verzehrs kurzzeitig abgenommen werden, sofern der vorgeschriebene Mindestabstand eingehalten wird.

Kommt Personal zur Ausgabe z.B. der Boxen etc. zum Einsatz, hat dieses über eine Bescheinigung über die Belehrung von Lebensmittelpersonal gem. § 43 IfSG, ehemals „Rote Karte“ oder „Gesundheitspass“, zu verfügen.

Ein Catering in Form von Buffets oder anderer offener Speisen ist nicht gestattet. Sollten Gegenstände von mehreren Personen angefasst oder benutzt werden müssen (z.B. Flaschenöffner), ist eine Desinfektion nach jeder Nutzung sicherzustellen.

In jedem Fall ist eine Gruppenbildung zu unterbinden und der vorgeschriebene Mindestabstand einzuhalten.

 

Veranstaltungen im Freien

Für wissenschaftliche Veranstaltungen und Events im Freien auf den Außenflächen der TU Berlin gilt abweichend folgende Regelung zur Maskenpflicht: Auf das Tragen von Masken kann bei Einhaltung des Mindestabstands sowie des 3G-Prinzips verzichtet werden.

Für wissenschaftliche Veranstaltungen und Events in Zelten gilt die Ausnahme von der Maskenpflicht nicht.

 

Hygienekonzept

Für wissenschaftliche Veranstaltungen und Events ist ein Hygienekonzept vorzulegen. Dieses ist spätestens nach Bestätigung der Räume und finalen Möblierungsplanung dem Team Eventmanagement einzureichen und muss auf die konkrete Veranstaltung und örtlichen Gegebenheiten angepasst sein.

Anmeldefristen

Veranstaltungen müssen per Formular "Veranstaltungsanfrage" angemeldet werden. Es gelten folgende Fristen:

Standardbestuhlungsvarianten (s.u.)
min. 3 Wochen vor Veranstaltungsbeginn.

Individuelle Stellpläne
min. 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn.

Bestuhlungsvarianten

Alle Tagungsräume werden grundsätzlich in vier Bestuhlungsvarianten angeboten:

  1. Rechteck/Block
  2. Parlamentarisch
  3. U-Form
  4. Kino/Stuhlreihen

Die Angabe der gewünschten Bestuhlungsform machen Sie auf Ihrer Veranstaltungsanfrage.

Individuelle Stellpläne können aufgrund der geltenden Hygiene- und Schutzvorschriften nur in Ausnahmefällen erstellt und genehmigt werden. Die Möblierungsplanung muss in diesen Fällen min. 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn abgeschlossen sein.

Verfahren bei der Anmeldung von Veranstaltungen

Veranstaltungen müssen über das Team Eventmanagement mittels Veranstaltungsanfrage unter Beachtung der oben genannten Fristen angemeldet werden.

Die vollständig ausgefüllte Veranstaltungsanfrage ist per E-Mail (auf dem Formular zu finden) an das Team Eventmanagement zu senden. Sofern als Absender*in eine dienstliche E-Mail-Adresse verwendet wird, sind eine händische Unterschrift und Stempel nicht notwendig.

Besichtigungstermine vor Ort können mit den Mitarbeiter*innen des Teams Eventmanagement vereinbart werden.

Sobald die Räume bestätigt und gebucht sind und ggf. ein Mietvertrag erstellt wurde, wird die Veranstaltung zur weiteren Bearbeitung an die Kolleg*innen der Möblierungsplanung und -genehmigung und an unseren Servicepartnerin, die TUBS GmbH übergeben. Jede Veranstaltung erhält einen Möblierungs- bzw. Stellplan. Individuelle Pläne werden zusammen mit der Möblierungsplanung und -genehmigung erstellt und direkt mit Ihnen abgestimmt.

Spätestens nach Finalisierung der Möblierungsplanung ist dem Team Eventmanagement ein Hygienekonzept einzureichen, welches auf die konkrete Veranstaltung und örtlichen Gegebenheiten angepasst sein muss.

Erstkontakt Veranstaltungsplanung

Herr Rudolph (Teamleitung)
Frau Michenfelder
Herr Wernick
Frau Wistuba

E-Mail:
Telefon: Kontaktliste

Möblierungsplanung und -genehmigung

Frau David
Frau Margetic-Frajman

E-Mail:
Telefon: Kontaktliste

TUBS GmbH

E-Mail:
Telefon: +49 30 447202-60

Zusatzinformationen / Extras

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Teamleitung Eventmanagement

Nico Rudolph
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Sa und So 08:00-14:00

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