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TU Berlin

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Hinweis: Bitte lesen Sie immer die neueste Ausgabe der Infobriefe des TU-Krisenstabs. Die Sofortmaßnahmen werden kontinuierlich der Ausgangslage angepasst.

Infobrief des Krisenstabs der TU Berlin

Montag, 16. März 2020

Sehr geehrte Damen und Herren,

momentan besteht die oberste Prämisse darin, die sozialen Kontakte auf ein Minimum zu reduzieren, um die Ausbreitung des Coronavirus zu vermindern. Dem wollen wir mit folgenden Regelungen an der TU Berlin Rechnung tragen und insbesondere dort, wo es arbeitstechnisch und inhaltlich möglich ist, Homeoffice ermöglichen.

Wir bitten alle, Vorgesetzte wie Mitarbeiter*innen, gemeinsam zu überlegen, ob Homeoffice möglich und umsetzbar ist.

Daher bittet der Krisenstab der TU Berlin,
a) wenn Homeoffice möglich ist, dies unter den unten aufgeführten Bedingungen und Anweisungen zu ermöglichen.

b) wenn Homeoffice nicht möglich ist, sollen alle Vorgesetzten flexible Einzellösungen ermöglichen, die unter der Prämisse „Verringerung der sozialen Kontakte“ stehen. So können Modelle gefunden werden, in denen die eine Hälfte des Teams vormittags, die andere Hälfte des Teams nachmittags arbeitet usw. Wir bitten um flexible Lösungen.

Folgende Regelungen zum Homeoffice gelten bis auf Weiteres:

  1. Entscheidung durch die*den unmittelbare*n Vorgesetzte*n
    Vor dem Hintergrund der aktuellen Ausnahmesituation entscheidet über die Gewährung und den Umfang der Arbeit im Homeoffice die*der jeweilige direkte Vorgesetzte. Es erfolgt keine Prüfung und Genehmigung durch den Servicebereich Personal. 
  2. Dienst- und Arbeitsverhältnisse bleiben unberührt
    Während der Arbeit im Homeoffice bleiben die Dienst- und Arbeitsverhältnisse in ihrer bestehenden Form unberührt. Es wird lediglich für die Dauer der Arbeit im Homeoffice die Verpflichtung, den Dienst in der Beschäftigungsstelle zu leisten, aufgehoben.
  3. Gemeinsam Umfang der Aufgaben verabreden
    Die*der Beschäftigte und die*der Vorgesetzte legen gemeinsam die Art und den Umfang der auszuführenden Aufgaben, die im Homeoffice erledigt werden sollen, fest. Aufgabenpakete, Handlungsspielräume sowie die Art und Weise der Erreichbarkeit sind vorab klar zwischen der*dem Beschäftigten und der*dem Vorgesetzten abzustimmen. 
    Aufgaben können mit oder auch ohne technische Hilfsmittel und online oder offline im Homeoffice erbracht werden. Es wird daher nicht für jede*n Beschäftigte*n möglich sein, die gesamte Arbeitszeit von zu Hause aus zu arbeiten. Wir bitten die direkten Vorgesetzten um Abwägung im Einzelfall, welche Tätigkeiten aus dem Homeoffice erbracht werden können und dies entsprechend umzusetzen.
  4. Arbeitszeit im Homeoffice
    Es gelten die tariflichen und gesetzlichen Bestimmungen sowie die bestehenden Dienstvereinbarungen und Rundschreiben zur Arbeitszeit, Ruhepausen und im Fall einer Arbeitsunfähigkeit.
    Die Lage der Arbeitszeit im Homeoffice kann durch die*den Beschäftigte*n innerhalb des Gleitzeitrahmens gemäß DV Flex frei bestimmt werden. Im Rahmen der Arbeitszeiterfassung tragen Sie bitte in der Spalte J Bemerkungen „Homeoffice“ ein. Eine Eingabe der Beginn- und Ende-Zeit ist nicht erforderlich. Eine zeitliche Erreichbarkeit im Homeoffice ist mit dem*der Vorgesetzten abzusprechen.
  5. Arbeitsmittel, Datenschutz, Arbeits- & Gesundheitsschutz im Homeoffice
    Die*der Beschäftigte kann sowohl dienstliche als auch private Arbeitsmittel während des Homeoffices verwenden. Bitte stellen Sie den Datenschutz und die Datensicherheit sicher (siehe Merkblatt „Datenschutz und IT-Sicherheit im Homeoffice“). 
    Auch bei der Arbeit im Homeoffice besteht der allgemeine Schutz der Beschäftigten über die gesetzliche Unfallversicherung. Der Schutz bezieht sich auf Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten. Arbeitsunfälle sind nach § 8 Abs. 1 Satz 1 SGB VII Unfälle von Versicherten infolge einer den Versicherungsschutz begründenden Tätigkeit.
  6. Personen mit Vorerkrankungen
    In Arbeitsbereichen mit begrenzter Möglichkeit, Beschäftigten die Arbeit im Homeoffice zu ermöglichen, bitten wir die*den unmittelbaren Vorgesetzte*n mit Augenmaß zu entscheiden, wer in welchem Umfang von zu Hause aus tätig werden kann. Wir bitten darum, dies insbesondere Beschäftigten mit Vorerkrankungen oder Beschäftigten mit Personen mit Vorerkrankungen im eigenen Haushalt zu ermöglichen. Hierzu gehören insbesondere die vom RKI genannten Risikogruppen: https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Risikogruppen.html 
  7. Aufrechterhaltung des Universitätsbetriebs
    Für die Aufrechterhaltung des Universitätsbetriebes sind bestimmte Arbeiten nicht im Homeoffice realisierbar. Diese Arbeiten müssen von den betreffenden Mitarbeiter*innen vor Ort nach wie vor durchgeführt werden. Hier ist eine Regelung zu treffen, die einerseits den Minimalbetrieb der Universität sicherstellt, andererseits auch die Interessen der betreffenden Person in Bezug auf Schutz vor einer Infektion berücksichtigt. 
  8. Tipps für die Arbeit im Homeoffice
    Wie mobil arbeiten?
    Um mobil zu arbeiten, gibt es folgende Optionen

- Für das Arbeiten mit personenbezogenen Daten: Nur über VPN -> siehe https://www.tu-berlin.de/?57961 

- Für alle anderen:

o Cloud:
https://tubcloud.tu-berlin.de  oder https://www.tu-berlin.de/?131359 
o Mail Web Access
https://exchange.tu-berlin.de/owa  oder https://www.tu-berlin.de/?97930 
o AFS:
https://webafs.tu-berlin.de  oder https://www.tu-berlin.de/?78548 

Die weiteren Dienste finden Sie unter
https://www.campusmanagement.tu-berlin.de/menue/dienste/ 

Rufumleitung

Beschäftigte, die im Homeoffice arbeiten, werden gebeten, nach Möglichkeit ihr Diensttelefon auf eine Festnetz- oder Mobilfunknummer, über welche sie erreichbar sind, umzustellen. Sofern die Rufnummer, auf welche Sie umleiten wollen, eine andere Vorwahl als 030 trägt, also außerhalb des Berliner Festznetzbereiches liegt, schreiben Sie bitte eine E-Mail mit der Rufnummer Ihres TU-Telefons an Herrn Wünsch ().

Anleitung zum Aktivieren/Deaktivieren der Rufumleitung 

bei konventionellen Anschlüssen:

  1. Hörer des Diensttelefons abnehmen und die Nummer 321 wählen
  2. Nummer, auf die die Anrufe umgeleitet werden sollen, eingeben (bei der Eingabe externer Nummern, z.B. Mobilnummer, ist immer eine 0 vorwählen, z.B. 00176…)
  3. Quittungston abwarten und auflegen
  4. Zum Deaktivieren der Rufumleitung den Hörer des Diensttelefons abnehmen und die Nummer 421 wählen, Quittungston abwarten und auflegen

Bitte beachten Sie: eine Aufhebung der Rufumleitung ist nicht von außerhalb möglich.

bei Anschlüssen der VoIP-Anlage:

finden Sie die Anleitung unter https://doku.voip.tu-berlin.de/german/8851/ 
-> Menü Anruffunktionen -> Rufumleitung
In English doku.voip.tu-berlin.de/english/8851/index.html
-> Call  Functions -> Forwarding all Calls

Diese Dokumentation ist nur aus dem TU-Netz aufrufbar, das heißt nicht von einem externen Rechner oder Account.

Sollten Sie Ihr Telefon nicht umleiten können oder wollen, so bitten wir Sie, im Team Rufumleitungsketten zu bilden, an deren Ende ein Teammitglied einen Ansagetext schaltet, auf welchem auf die mögliche Kontaktaufnahme per E-Mail verwiesen wird. Die*derjenige, der einen Ansagetext schaltet, schickt bitte eine E-Mail an Herr Wünsch () unter Angabe von Namen, TU-Rufnummer und Mailadresse (muss auf @tu-berlin.de enden). Mehr Informationen finden Sie unter https://www.facilities.tu-berlin.de/iv_c_fachtechnik/menue/organisation/schwachstromtechnik_fernmeldetechnik 

TUB-Cloud nutzen


Bitte überlegen Sie jetzt, welche Dokumente Sie in die TUB-Cloud legen, um sie auch beim mobilen Arbeiten/ Homeoffice zugänglich zu haben. Dokumente mit sensiblen Daten (wie Personendaten) sind ausgenommen. Informationen finden Sie unter: https://www.campusmanagement.tu-berlin.de/tubcloud/ 

Telefonkonferenz

Bitte planen Sie Ihre Meetings im Team und/oder mit Mitarbeiter*innen im Homeoffice über eine Telefonkonferenz: 

https://www.campusmanagement.tu-berlin.de/menue/dienste/kommunikation_internet/tubmeeting/ 

Sollten die Dienste zeitlich begrenzt nicht zur Verfügung stehen, da momentan eine hohe Auslastung absehbar ist, dann verschieben Sie die Nutzung auf Randzeiten. Vielen Dank!

Vertretungsregelung

Vorgesetzte sind gehalten, klare Vertretungsregelungen zu bestimmen.

Aktivierung der Abwesenheitsmitteilung

Bitte denken Sie grundsätzlich an die Einrichtung/Aktivierung der Abwesenheitsmitteilung, in welcher die jeweilige Vertretung zu nennen ist.

Büro/Kühlschrank

Bitte denken Sie auch daran, dass Sie, sollten Sie ins Homeoffice gehen, Essen und verderbliche Ware aus dem Büro entfernen.

Merkblatt zu Datenschutz und IT-Sicherheit im Homeoffice (Stand: März 2020)

Verarbeiten Sie so wenige sensible Daten wie möglich.

Die wichtigste Regel lautet, nur die dienstlichen analogen und digitalen Daten, die unbedingt erforderlich sind, aus der Beschäftigungsstelle zu entnehmen. Arbeiten mit personenbezogenen oder sonst sensiblen Daten sollen im Regelfall in der Beschäftigungsstelle erfolgen. Bei dienstlicher Notwendigkeit können Ressourcen, die nur analog verfügbar sind, von der*dem Beschäftigten vorab digitalisiert werden. Über die tubCloud (Direktzugang: 131359) oder einen VPN-Zugang (Direktzugang: 57961) kann dann auf die Daten und das TU-Netz zugegriffen werden. In Ausnahmefällen können Daten in verschlüsselter Form auf einem verschlüsseltem USB-Stick gespeichert werden. Wenden Sie sich an Ihren lokalen Arbeitsplatzbetreuer, wenn Sie dabei Unterstützung benötigen.

Eine Weitergabe an Dritte ist untersagt.

Alle Daten, insbesondere personenbezogene und vertrauliche Daten, müssen durch die*den Beschäftigte*n so geschützt werden, dass ein unbefugter Zugang und ein unberechtigter Zugriff auf die Daten und Unterlagen wirksam verhindert werden. Daten, Informationen oder Unterlagen dürfen weder an Dritte weitergegeben noch dürfen sie Dritten zur Einsicht zur Verfügung gestellt werden (z.B. am Bildschirm oder auf Ausdrucken).

Schützen Sie Ihre Daten und Geräte.

Sollten Sie private Hardware zur Erledigung der Dienstaufgaben nutzen, verwenden Sie bitte ein separates Nutzerprofil für die dienstlichen Aufgaben. Bereinigen Sie dieses regelmäßig von (temporär) gespeicherten dienstlichen Daten. Lassen Sie den mobilen Arbeitsplatz nicht unbeaufsichtigt. Mobile Endgeräte sind zu sperren (auch bei Inaktivität) und Unterlagen sind sicher zu verwahren. Passwörter sind von Fremden unbeobachtet einzugeben und niemals lokal zu speichern. Eine Weitergabe Ihrer Geräte an Dritte darf nicht erfolgen. Für alle nicht von außerhalb der TU Berlin erreichbaren Dienste verwenden Sie bitte das VPN, sofern Sie für den aktuellen Arbeitsvorgang darauf angewiesen sind, da dadurch der unberechtigte Zugang für Dritte erschwert wird. Um die begrenzten Kapazitäten zu schonen, beenden Sie die Verbindung nach Abschluss der Arbeiten bitte so schnell wie möglich wieder.

Nutzen Sie bewährte Software-Produkte.

Verwenden Sie möglichst die gleichen Produkte wie am dienstlichen Arbeitsplatz. Lizenzen stehen in der Regel über die ZECM zur Verfügung. Um dienstliche E-Mails, Kalender und Adressbuch zu nutzen, nutzen Sie ausschließlich die von ZECM empfohlenen Produkte (Direktzugang: 97930). Wählen Sie zur Nutzung von Tablets und Smartphones für den dienstlichen Gebrauch datenschutzgerechte Apps.

Halten Sie die Technik sicher.

Aktualisieren Sie regelmäßig das Betriebssystem und alle installierten Programme/Apps Ihrer mobilen Geräte. Installieren Sie eine Virenschutzsoftware mit regelmäßigen Updates und einer Personal-Firewall (zum Beispiel SOPHOS AV, Direktzugang: 13499). Löschen Sie Apps und deinstallieren Sie Software, die Sie nicht (mehr) benötigen. Achten Sie darauf, dass Sie für Aktualisierungen des Betriebssystems oder von Anwendungssoftware das separat einzurichtende Administrations-Profil nutzen. Konfigurieren Sie die Geräte entsprechend der Empfehlungen von ZECM und der Datenschutzbeauftragten sicher und datenschutzgerecht. Wenden Sie sich an Ihren lokalen Arbeitsplatzbetreuer, wenn Sie dabei Unterstützung benötigen.

Bleiben Sie auf dem aktuellen Stand:

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